In 2 stappen naar een cleandesk
Vol bureau? Zo krijg je weer ruimte om te werken
“Waar laat ik het?”
Hoe vaak heb jij iets in je handen, waarbij je niet weet waar je het moet laten?
Een folder van een leverancier, een aankondiging van een concert dat je graag wilt bijwonen, een routebeschrijving.
Een memo van je leidinggevende of een recept van een lekker gerecht dat je voor je familie of vrienden wil bereiden.
Stop met stapelen
Komt het bij jou ook voor dat je deze op een stapel legt?
En ruim je de stapel pas op als deze zo hoog is dat deze van je bureau afvalt of totdat je er niet meer overheen kunt kijken?
“Wat kun je tegen dit stapelen doen?”
Dit is één van de meest gestelde vragen tijdens onze timemanagement training “Je voornemens de Baas”.
De reden van het stapelen is meestal dat je geen beslissing neemt over zaken, of dat je geen snel systeem hebt om documenten te archiveren.
Digitaal of fysiek?
Er zijn twee manieren van archiveren. Digitaal of fysiek.
Digitaal archiveren heeft natuurlijk de voorkeur, want dat neemt geen fysieke ruimte in beslag op je bureau en is eenvoudig en snel te doorzoeken.
De eenvoudigste manier is dan ook om je fysieke documenten in te scannen en op te slaan op een veilige digitale locatie.
Bijvoorbeeld de server- of cloud-opslag van jouw organisatie, waarvan dagelijks een veiligheidskopie gemaakt wordt.
Fysiek archiveren
Wil je een fysiek document opslaan, dan is een dossiermap die met 2 elastieken wordt dichtgehouden een handig hulpmiddel. Zoals de Elastomap (zie plaatje hiernaast) van Elba .
Je kunt dan voor iedere afdeling een eigen kleur nemen.
Op de rug van de dossiermap zet je de projectnaam of het onderwerp.
Deze kun je rechtop zetten in een lade.
Alternatief zijn hangmappen, maar ik heb een hekel aan die uitstekende ijzers aan zo’n map.
Als je een dossier wil meenemen in je tas of koffer blijven deze ijzers regelmatig ergens achter hangen of verbuigen ze.
Digitaal archiveren
Een goed digitaal archief kan je veel tijd besparen met zoeken.
Wat niet werkt is een mappenstructuur met heel veel niveaus.
Het lijkt erg gestructureerd, maar het gevaar is dat je lang moet zoeken naar de juiste map die ergens diep weggestopt is.
Je blijft maar mappen openklikken totdat je bij de juiste map bent.
Omdat dit veel tijd kost verhoog je ook nog de drempel om te archiveren.
Beter is om als hoofdmappen de verschillende rollen die in jouw organisatie zijn te definiëren.
Bijvoorbeeld:
- Marketing
- Finance
- HR
- MT
- Klanten
Onder de hoofdmap van jouw rol, maak je submappen met je verantwoordelijkheden binnen die rol.
Bijvoorbeeld voor de rol Marketing, heb je diverse verantwoordelijkheden. Zoals:
- Klantdagen
- Bedrijfsvideo
- Website
- Nieuwbrieven
Onder de submap van jouw verantwoordelijkheid, maak je mappen voor specifieke projecten.
Bijvoorbeeld binnen jouw verantwoordelijkheid voor de nieuwsbrieven:
- Nieuwsbrief Q1
- Nieuwsbrief Q2
- Nieuwsbrief Q3
- Nieuwsbrief Q4
- Vorige nieuwsbrieven
Pas op dat je geen map aanmaakt met een onduidelijke naam, zoals “Diversen”.
Het moet namelijk in één oogopslag duidelijk zijn waaronder je iets archiveert.
Volg onze Training Professioneel Timemanagement
Hoe sneller hoe beter
Heb je veel onderwerpen of projecten dan is een alfabetische volgorde van je mappen een goed idee.
Soms is niet altijd duidelijk of je de verzekeringspolis van je auto bij de A van Auto, of bij de V van verzekeringen kunt vinden.
Maar dan hoef je maar op twee plaatsen te zoeken. Bij de A en bij de V. Dat is altijd beter dan alle mappen te doorlopen.
Archiveer je fysiek, zorg dan dat je voldoende lege dossiermappen bij de hand hebt.
Je kunt dan snel iets archiveren en voorkom je het stapelen.
Nog mooier is als je snel een label kunt maken voor een fysieke dossiermap.
Wat prettig werkt is een labelprinter aan je computer.
Zeker als je handschrift lijkt op die van een huisarts.
Uit het zicht is niet…
”Maar als ik het niet zie liggen, dan vergeet ik het!”
Ja, dat klopt.
Dit is het meest gehoorde excuus om iets niet op te ruimen.
De oplossing moet ook daarom tweeledig zijn.
- Ten eerste, de stapels moeten verdwijnen.
- Ten tweede, je mag het niet vergeten.
Hieronder de oplossing.
Stap 1
Direct over een document besluiten wat je ermee moet doen.
Benoem de actie die eraan vast zit.
Stap 2
Dan archiveren en de actie op je actielijst schrijven.
Belangrijk is dat je de locatie of naam van de dossiermap of digitale map waar je het document hebt gearchiveerd hierbij vermeldt.
Dit voorkomt zoeken op het moment dat je aan de slag gaat met de actie.
Document voor in de toekomst
Heb je een document op een bepaalde datum nodig, dan zet je in de agenda op de dag dat je het document nodig hebt de locatie waar je deze hebt opgeborgen.
Dat is heel handig voor kaartjes van een concert of een routebeschrijving naar een evenement.
Met een digitaal document werkt het op precies dezelfde manier.
Je vermeldt de naam van het document, of nog beter een link naar het digitale document.
Ruimte om te werken
Nu je snel een opbergplek kan creëren en een plek hebt voor elk document blijft je bureau en je mailbox opgeruimd.
Je vindt een document eenvoudig en snel terug.
Dit levert weer tijdwinst op en is er geen afleiding door stapels onafgemaakte taken op en rond je werkplek.
Gevolg is een nog betere concentratie en focus op je taak waar je nu mee bezig bent.
Want jij wilt toch ook een helder hoofd?
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- De kracht van een Clean Desk bij timemanagement
- Zorg dat je georganiseerd bent.
- Een takenlijst die jou wel rust geeft.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
