5 manieren tegen gijzeling door je mailbox

De mailbox als gijzelnemer

Tijdens één van mijn trainingen over Professioneel Timemanagement vertelde Kees, een deelnemer aan de training, mij over de vele mailtjes die hij krijgt.

Gevolg was dat hij niet toekomt aan de grotere projecten.

“Die mailtjes bepalen mijn hele dag”, vertelde Kees emotioneel. “Ik voel mij een gijzelaar van mijn eigen mailbox!”, vervolgde hij.

Waarbij hij mij aankeek met een vragende blik van help mij alsjeblief.

“Waarom laat je dan je mailbox de hele dag open staan? Kijk op vaste momenten naar je mail”, gaf ik hem als tip.

“Nee, dat kan absoluut niet. Mijn werk komt binnen via de mail, zonder de mailbox kan ik niet productief zijn. Het is mijn beste vriend om mijn werk te doen.”

Het leek erop dat Kees door de mailbox last heeft van het Stockholmsyndroom.

Deze term komt uit de psychologie.

De symptomen hiervan zijn dat je sympathie krijgt voor degene die je gijzelt.

In dit geval is de gijzelnemer geen persoon maar een ding, namelijk de mailbox.

Stop het Stockholmsyndroom met je mailbox

Welke stappen zou Kees zelf nu kunnen doen om van deze gijzeling verlost te worden?

Hieronder vind je 5 tips om niet meer in je mailbox te leven.

1. Gebruik je invloed om minder mails te ontvangen

Hoe meer mails jij verstuurt, hoe meer je er ook terugkrijgt.

Dat kan al door in de te versturen mail spaarzaam om te gaan met het adresseren van verschillende personen.

Hoe meer geadresseerden er zijn hoe meer reacties je kunt verwachten.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Spaarzaam met CC

Ook al gebruik je de CC rubriek om mensen alleen ter info te adresseren.

Er zijn er altijd weer die het niet kunnen laten om te reageren op de aan hun gestuurd de CC-mail.

Terwijl dit echt alleen bedoeld is ter informatie.

Kijk uit met de Reply-All knop

Krijg je een een mail met veel geadresseerden, beheers je dan om de Reply-All (Allen beantwoorden) knop in te drukken.

Voor je het weet ben je degene die een emailstorm ontketend.

Stuur alleen de afzender een antwoord.

Alleen in uitzonderingsgevallen stuur je het antwoord ook aan nauwkeurig geselecteerde anderen.

2. Schrijf duidelijke en korte e-mails

Als je niet helder bent in je vraag, dan krijg je geen antwoord, een verkeerd antwoord of komt er een mail terug met een vraag om meer duidelijkheid.

Is het een complexe vraag, dan mail je vaak veel heen en weer.

Zo probeer je de onduidelijkheid en verwarring van de eerder verzonden mail op te lossen.

Deze tijdverslindende ping-pongmails noem ik ook wel mailversatie, de digitale tegenhanger van conversatie.

Merk je dat na twee heen- en weer mails nog onduidelijkheid is, pak dan de telefoon. Of schiet een agenda-afspraak in voor een kort overleg via de telefoon, Zoom of Teams.

3. Sociale media updatemails en nieuwsbrieven omleiden

De berichten van sociale media hoef je niet direct te zien.

Door een slimme filter in te bouwen kun je deze mails automatisch in een apart mapje laten landen.

Dit mapje bekijk je dan 1 maal per week.

Hetzelfde geldt voor nieuwsbrieven.

Schrijf je in met een ander emailadres. Bijvoorbeeld een gratis Gmail of Outlook-adres.

Je belangrijkste mailbox blijft dan vrij van alle afleiding.

4.Zet die email-pop-up uit

Notificaties van nieuwe mail uitzetten is natuurlijk een open deur.

Maar die trap ik graag in met sponning en al.

Nu een gewetensvraag: Ben je deze open deur al eens binnen gegaan?

Heb jij die pop-ups en mailgeluidjes nog steeds aan staan, zet ze dan nu uit. In mijn filmpje hierover leg ik uit hoe je met enkele muisklikken de e-mailnotificatie uit kunt zetten.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

5. Laat iedereen weten dat je niet meer in je mailbox leeft

Omdat iedereen verwacht dat je, net als vroeger, direct op mailberichten reageert, moet je nu aan verwachtingsmanagement gaan doen.

Zet daarom in je automatische ondertekening van je emailbericht dat je maar een paar keer per dag je mail op nieuwe berichten controleert.

Vermeld dan meteen wat de juiste manier is om je te bereiken als het urgent is. Hieronder een voorbeeld.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Kostbare tijd verliezen door email-dopamineverslaving. Wat kun je er tegen kunt doen?
• Meer email productiviteit : Hoe slacht je het e-mailbeest?
• De echte functie van de email-inbox.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.