Hoe kom je van renner naar planner

Plannen ondanks onverwachte gebeurtenissen

Soms voel je jezelf de speelbal van de organisatie.

Plotseling komt er extra werk door een nieuwe klant of opdracht.

Snel extra mensen erbij zetten lukt niet.

Want iedereen heeft het al zo druk. Elke dag komen er nieuwe taken en verzoeken op je af.

Het liefste wil je iedereen helpen en altijd maar “ja” zeggen.

Of misschien is het in jouw organisatie wel een cultuur om op ieder ad-hoc verzoek maar ja te zeggen.

Rennen lijkt de enige oplossing

Natuurlijk kun je op je strepen gaan staan.

Tegen iedere ongeplande of ad-hoc klus nee zeggen.

Maar dat is niet de oplossing.

Je moet het in de organisatie samen doen.

Maar door onvoorwaardelijk tegen alles maar “Ja” te zeggen zet jou in een spagaat.

De dag heeft maar een beperkt aantal uren.

Zeg je tegen het ene ja, dan zeg je automatisch nee tegen een andere taak.

Want de dag is niet onbeperkt rekbaar in tijd.

Langer doorwerken of pauzes overslaan kan incidenteel.

Als dit structureel wordt, dan moet er ook een structurele oplossing voor komen.

Beter plannen en organiseren

Naast terugkerende werkzaamheden komen er ook onverwachte ad-hoc klussen gedurende een dag op je af.

Als van te voren je hele dag al gepland is, brengen de onverwachte klussen de reguliere taken in gevaar.

Er moet dus een gezonde balans zijn tussen vooraf gepland en ruimte voor ad-hoc verzoeken.

Wat die verhouding is, is per organisatie en functie verschillend.

Heb je veel klantcontact dan krijg je meer ad-hoc verzoeken.

Heb je bijna geen klantcontact en zijn collega´s in mindere mate afhankelijk van jou, dan is dat beperkter.

Zorg eerst voor helderheid

Krijg je dan toch een ad-hoc verzoek, loop dan even deze checklist af:

• Is het verzoek duidelijk?
• Wanneer moet het af zijn?
• Hoeveel tijd kost het je?
• Past het in je huidige planning?

Doe aan verwachtingsmanagement en ben duidelijk of de wensen door jou te realiseren zijn. Koppel dat dan terug naar de verzoeker.

Rust en resultaat

Als je dagelijks een beetje tijd besteedt aan het plannen, dan geniet je ook van de voordelen die je werk aangenamer maken. Zoals:

• Minder in de waan van de dag leven,
• Betere keuzes maken,
• Tijd om weer op adem te komen,
• En heel belangrijk, minder stress.

Bedenk dat als je geen plan hebt voor de dag, dan kom je vanzelf in het plan van iemand anders terecht.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Meer hierover / literatuurverwijzing

• Boek: Leren organiseren van Willem Visser. Coutinho, 239 blz
• Boek: Doelgericht werken in 90 minuten. Edward de Boer. Boom-Nelissen, 1e druk 2012, 100 blz.
• Artikel: Beter leren plannen en organiseren.
• Artikel: Assertiviteit: Nee, zeggen en toch gewaardeerd worden op je werk.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.