Deadline halen? Verplaats de focus naar de “startline”
Help, ik mis altijd mijn deadline.
Herken je soms het volgende.
Je plant het einde van een project en je haalt de deadline precies op tijd.
Of je speelt voetbal, komt met de bal in de buurt van het doel en je denkt: “Niet op de keeper schieten“.
En wat gebeurt er, je schiet rechtstreeks de bal in de armen van de keeper.
Conclusie. Je focust jezelf op het verkeerde punt.
Dat is ook zo met timemanagement.
Het ging weer net goed.
Hetzelfde gebeurt met je projecten, ondanks je timemanagementvaardigheden.
Je denkt aan de uiterste opleverdatum en stelt de start nog even uit.
Tijd genoeg denk je.
Hoe verder de einddatum dichterbij komt, hoe vaker je denkt:
“Nou, als ik eens twee weken achter elkaar door kan werken, haal ik het gemakkelijk.”
Het gevolg is dat je te krap voor de einddatum start, daardoor met stress het project realiseert door lange werkdagen te maken.
En daarna denk je met de adrenaline nog in je bloed:
“De volgende keer zal ik toch wat meer ruimte reserveren voor onverwachte zaken!”.
Te ruim plannen is ook geen oplossing.
Een tegengesteld effect krijg je als te ruim een project plant.
Als kenniswerker merk je dat je werk niet hard omkaderd is.
- Een presentatie kan nog mooier,
- een investeringsaanvraag kan nog gedetailleerder,
- het marketingplan kan nog dieper gaan,
- een pleitnota kan meer overtuigender.
Je kunt natuurlijk voor elke deeltaak de doorlooptijd inschatten en vermenigvuldigen met een uitloopfactor.
In plaats van de geschatte 4 uur, gebruik je de factor 1½ en reserveer je 6 uur voor de betreffende deeltaak.
Dit zal een behoorlijke impact hebben op de doorlooptijd van een project met meerdere deeltaken, omdat niet iedere deeltaak in praktijk zal uitlopen.
Een ander nadeel hierbij is dat de geplande tijd van de deeltaak vanzelf volloopt met het werk dat je moet doen.
Dit fenomeen is beschreven in de Wet van Parkinson, die beschrijft dat het werk uitdijt om de beschikbare tijd op te vullen.
“Work expands to fill the time available for its completion.”
Deze wet wordt regelmatig in boeken over timemanagement beschreven.
Te krap plannen is ook niet de manier.
Als je een project te krap heb ingepland kan dat een behoorlijke dosis stress opleveren.
Daarnaast is het zeer moeilijk om onder druk creatief en innovatief te zijn, omdat je steeds de naderende deadline ziet.
Er zijn mensen die zeggen dat zij onder druk beter presteren.
Dat zal zeker waar zijn voor routineklussen, maar niet voor taken waar je veel moet nadenken, analyseren en moet combineren.
Ga jezelf eens na, waar krijg jij de beste ideeën?
Meestal op plaatsen waar je niet met je werk bezig bent. Bijvoorbeeld:
- in bad,
- tijdens een wandeling in de natuur,
- onder de douche
- of onderweg in auto of trein.
Meestal in situaties waar je tot rust bent, maar zelden gebeurt dit in een stressgevende situatie.
Teveel werkdruk in jouw team. Kies voor onzeIn-company Training Timemanagement
De oplossing om relaxed het project af te maken.
Zelden bestaat een wat langer durend project uit één en dezelfde handeling.
Meestal zijn er deeltaken te onderscheiden.
Een goede manier van timemanagement is dat je van iedere individuele deeltaak de doorlooptijd gaat inschatten.
Indien alle deeltaken opvolgend uitgevoerd moeten worden, weet je de geschatte einddatum, waarbij er geen tegenslagen of inschattingsfouten zijn opgetreden.
Voor deze tegenslagen tel je nog extra tijd bij de totaal geschatte doorlooptijd als uitloopbuffer voor het gehele project.
De lengte van deze uitloopbuffer is afhankelijk van de ervaring met soortgelijke projecten.
Minder ervaring, betekent meestal een grotere uitloopbuffer, en bij meer ervaring meestal een kleinere uitloopbuffer.
De totale doorlooptijd teruggerekend vanaf de deadline is de uiterste startdatum van het project.
Het voordeel van deze methode is dat je de deeltaken in de reëel geschatte tijd probeert uit te voeren.
Mocht er toch een deeltaak uitlopen, waardoor je later met de volgende taak kunt starten, dan komt de deadline niet in gevaar, door de uitloopbuffer aan het einde van het project.
Je beperkt hierdoor een groot deel van de werkstress, je hebt geen last van de Wet van Parkinson en je krijgt steeds meer vertrouwen in je eigen timemanagementvaardigheden.
Succes met je volgende project.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
- Plannen van een project, begin met het “Waarom”, dan pas met het “Wat”
- Hoe maak je een goede planning ondanks onvoorziene zaken?.
- Tijd vrijmaken om een project te doen
Boekentip: Projectmanagement, Roel Grit
Projectmanagement – Projectmatig werken in de praktijk. Roel Grit
De eerste helft van het boek geeft een toelichting op projectmatig werken, hoe het kan worden toegepast en op welke wijze een project succesvol kan worden gepland en afgerond.
De tweede helft van het boek is praktisch en biedt hulpmiddelen en vaardigheden om projecten succesvol aan te pakken. Dit deel bevat een compleet stappenplan voor de uitvoering van een project, en leert jou hoe je een plan van aanpak maakt, een rapport schrijft en een presentatie houdt.
Deze negende editie is grondig herzien.
- verbeterde structuur en aandacht voor actuele onderwerpen als Scrum;
- zeer praktijkgerichte aanpak;
- website met flitscolleges, spreadsheetmodellen en checklists.
Een greep uit de veranderingen: In hoofdstuk 1 is een paragraaf toegevoegd maatschappelijk verantwoord projectmanagement. In hoofdstuk 2 is extra aandacht voor de integriteit en de gedragscode van projectleden. In hoofdstuk 3 is het onderdeel “Oorzaken waardoor projecten mislukken” uitgebreid en aangepast. In de tweede helft van dit boek is hoofdstuk 7 over de toepassing van Scrum uitgebreid met het organiseren van een project via Agile. Daarnaast zijn de lay-out en structuur van het boek verbeterd en is de terminologie gelijkgetrokken met die in de titel P6-Methode, waardoor deze beter op elkaar aansluiten.
Boekentip: De complete projectmanager, Roel Wessels
De complete projectmanager Essentie en toepassing van projectmanagement en agile leiderschap.
Er wordt steeds meer verwacht van de projectmanager. Uitdagende doelstellingen, hoge druk op kosten en doorlooptijden, verschillende belangen van stakeholders en vele afhankelijkheden tussen deelprojecten zorgen voor een steeds grotere complexiteit. En dat in een omgeving waarin veranderingen en onzekerheden de standaard geworden zijn. Daarbij dient het creatieve vermogen van de kenniswerker maximaal te worden benut, wat vraagt om minder hiërarchische organisatievormen en multidisciplinaire samenwerking. Het beschikken over projectmanagement-vaardigheden wordt hierdoor belangrijk op bijna alle niveaus in de organisatie.
Dit boek is een aanrader want het bevat veel praktisch gerichte beschrijvingen met toepassingsvoorbeelden en anekdotes. Daarmee wordt de lezer voortdurend aangespoord om de essentie tot zich te nemen en toe te passen vanuit zijn/haar eigen stijl en persoonlijkheid. Want anders lukt het niet, is het niet vol te houden en vooral: anders geloven anderen je niet!
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
