Hoe maak je een goede planning ondanks onvoorziene zaken?

Hoe maak je een realistische planning?

Komt jouw planning altijd perfect uit?

Meestal lopen planningen uit.

De ideale situatie is dat je jouw planning van beschikbare uren per week vooraf compleet invult.

Dit is natuurlijk wel ideaal maar is geen realistische planning.

Mijn tandarts houdt altijd rekening met ongeplande spoedconsulten in de planning.

Als ik mijn reguliere controle wil plannen kan ik pas over vier tot zes weken terecht.

Heb ik acute kiespijn door een wortelkanaalontsteking, dan kan ik meestal dezelfde werkdag nog langs komen.

Dat komt door dat in de planning van mijn tandarts is altijd een bepaalde hoeveelheid tijd gereserveerd voor acute hulp.

Bepalen van de juiste tijdsplanning

Hoe bepaal je zelf hoeveel tijd je in je planning moet reserveren voor onvoorzien werk?

Goede vraag.

Maar niet eenvoudig te beantwoorden.

Het kan afhangen van twee factoren:

1. De mate van onvoorziene zaken en,
2. de nauwkeurigheid van ingeschatte tijd.

1. De mate van onvoorziene zaken in je planning

Ben je iemand die op een helpdesk of servicedesk zit, dan is de kans groot dat je werk voor 100% bestaat uit ad-hoc werkzaamheden.

Ad-hoc werkzaamheden kun je zelf niet plannen.

Je weet alleen dat dit gedurende de dag steeds optreedt.

Misschien kun je dan maar maximaal 10% gepland werk doen.

Of je bent iemand die ontwerpt, programmeert of bouwt, waarbij je minder last hebt van interrupties zoals telefoontjes, langslopende collega’s en storende activiteiten van anderen in je omgeving.

Dan kun je misschien wel 90% van je tijd besteden aan gepland werk.

2. De nauwkeurige planning door ingeschatte benodigde tijd

Wie bepaald de hoeveelheid tijd voor een bepaalde taak?

Ben jij dat? Doet je leidinggevende dit, of bepaal je dit samen?

Daarnaast is de nauwkeurigheid van de inschatting afhankelijk van de menselijke factoren zoals ervaring, kennis en inzicht in de taak.

Maar ook de kans dat je tijdens de uitvoering onvoorziene zaken tegenkomt.

Bijvoorbeeld door dat er tijdens de uitvoering van de taak er een wijziging van de opdracht komt.

Meestal als gevolg van voortschrijdend inzicht of nieuwe eisen.
Teveel werkdruk in jouw team. Kies voor onze
In-company Training Timemanagement

Bepalen van de ongeplande tijd in je planning

Uitlooptijd

Hoe meer onzekere factoren er zijn, hoe meer ongeplande tijd er moet zijn in je planning.

Je creëert zo een buffer van tijd, zodat je bij onvoorziene zaken toch de deadline gaat halen.

Hoe groter deze buffer, hoe groter de kans dat je de deadline gaat halen.

Hoe kleiner de buffer, hoe kleiner de kans dat je de deadline gaat halen.

Onvoorziene zaken

Naast een buffer voor uitloop van je taak, heb je ook nog onvoorziene tijd door storingen, spontane activiteiten of spoedklussen.

Dit kan per dag of per week variëren.

Meten is weten

Heb je voor jouw functie nog niet helder wat de verhouding tussen gepland en ongepland werk is, start dan met een uitgangspunt.

Bijvoorbeeld 20% van je tijd voor uitloop van een taak en 10% tijd voor onvoorziene of spoedklussen.

Dat is 30% van het totaal aan beschikbare werkuren.

Om er achter te komen of deze verhouding voor jouw functie werkt, kun je gebruik maken van voortschrijdend inzicht.

Houd daarvoor de komende weken goed bij hoe jij je tijd besteed qua geplande tijd, uitlooptijd en tijd besteed aan onvoorziene zaken.

Planning versus realisatie

Na verloop van tijd weet je dat je in de meeste situaties een bepaalde verhouding gepland versus ongepland moet aanhouden.

Natuurlijk zijn er soms grote incidenten waardoor je planning helemaal niet haalbaar is.

Als de frequentie van deze grote incidenten beperkt blijft, is dat geen probleem.

Je hoeft dan de buffer van ongeplande tijd niet nog groter te maken.

Want dat zorgt dat zaken een te lange doorlooptijd krijgen en je een onwerkbare planning krijgt.

Wat doe je met buffertijd die je over hebt.

Accepteer dat je inschatting van onvoorziene tijd niet perfect is.

Sommige weken heb je tijd te kort en andere heb je tijd over.

Zorg daarom altijd dat je een lijstje hebt met taken die geen spoed zijn maar wel nuttig zijn voor jouw team of organisatie.

Heb je in een week buffertijd over, dan kun je starten met de taken op dit lijstje.

Dan besteed je jouw tijd optimaal.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:

• Het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips)
• Plannen van een project, begin met het “Waarom”, dan pas met het “Wat”
• Cursus plannen en organiseren van je werk

Stress, tijdsdruk en geen overzicht over je werk. Kies voor
persoonlijke 1 op 1 begeleiding.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.