Drie redenen waarom jouw takenlijst niet werkt

Druk-druk-druk

Je bent de hele dag druk bezig geweest, maar je gaat toch ontevreden over je resultaten naar huis.

Van alles al geprobeerd om dit te verbeteren?

Zoals alle taken in je agenda zetten, een lange takenlijst maken, de slimste apps voor je mobiel geïnstalleerd.

Ook de kunst afkijken bij andere collega’s heeft je niet geholpen.

Waarom verbetert je efficiëntie niet?

Ik som de drie meest voorkomende oorzaken voor je op:

• Je takenlijst is te lang,
• de takenlijst is niet compleet en
• je ziet je takenlijst te weinig.

Maar er is hoop voor iedereen die één of meerdere van bovenstaande oorzaken bij zich herkent.

Hieronder vind je de oplossingen die ik in mijn timemanagement trainingen en 1 op 1 timemanagement begeleiding aan de deelnemers leer.

Zoals ook hieronder bij Annette.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Takenlijst te lang

“Het lijkt wel dat sinds ik een takenlijst maak deze alleen maar langer wordt. Er komen meer taken bij dan ik dagelijks kan afstrepen. Het lijkt wel een slechte horrorfilm.”, vertelde Annette mij met een duidelijke walging op haar gezicht.

Zij is één van de deelnemers van mijn 1 op 1 begeleidingstraject voor Professioneel Timemanagement.

We kijken samen naar haar lijst en ontdekken dat er tussen de dagelijkse taken ook taken voor de langere termijn staan.

Verder zie ik op verschillende plekken gelijksoortige taken.

We starten daarom met het verdelen van de lijst in tweeën.

Een takenlijst voor zaken die echt deze week moeten en een aparte “Later”-lijst die volgende week of nog later aan de beurt komen.

Daarna pakken we de lijst met taken van deze week en sorteren de acties op soort. Daarbij ontdekken wij de volgende soorten taken:

• Bellen
• Mailen
• Zoeken op internet / googlen
• Lezen en beoordelen
• Bestellen
• Nadenken en brainstormen
• Overige taken

Takenlijst incompleet

“De lijst is verre van compleet.” zei Annette bedroefd. “Vaak denk ik aan zaken op momenten dat het niet uitkomt”.

Ik vroeg geïnteresseerd: “Kun je mij wat voorbeelden geven.” En ze knikte instemmend en zei “Nou bijvoorbeeld:”

• Loop ik in het bos met de hond, denk ik aan dat rapport dat ik moet mailen naar mijn leidinggevende.
• Zie ik een aantal paarden rennen in de wei, denk ik aan het teamuitje dat ik moet organiseren.
• Speelt er salsamuziek op mijn autoradio, herinner ik mezelf aan mijn voornemen voor het volgen van een Latijns-Amerikaanse danscursus.

“Maar je kunt wat doen aan die frustratie.”, stel ik haar gerust.

Het enige wat je op zo’n moment kunt doen is ergens een reminder parkeren. Dan is het uit je hoofd.

Waarbij je zorgt dat je deze reminder ziet als het wel uitkomt om deze op je takenlijst te zetten.

Bijvoorbeeld een notitie maken met pen en papier en die op een zichtbare plek leggen zodat je dit de volgende dag kunt opnemen op je takenlijst.

Of jezelf een mail hierover sturen als herinnering.

Je ziet je takenlijst te weinig

Het geldt voor iedere takenlijst en ook voor de takenlijst van Annette.

Als je deze niet regelmatig bijwerkt en zorgt dat deze volledig is, ga je steeds weer denken aan die openstaande taken.

Er aan denken gebeurt dan vaak op het moment dat je er niets mee kunt.

De beste oplossing is:

• Om de takenlijst aan het begin van de dag er bij te pakken en aan te vullen met de taken die je de vorige dag hebt verzameld.
• Pak de lijst ook vlak voor de lunch erbij en vul deze dan aan met alle nieuwe verzoeken die via mail, chats, vergaderingen en telefoongesprekken zijn binnen gekomen.
• Aan het einde van de werkdag doe je hetzelfde en bepaal je alvast de taken die je de volgende werkdag gaat oppakken.
• Aan het einde van de week kijk je op de “Later”-lijst en bepaal je of er taken naar je takenlijst voor de nieuwe week verplaatst kan worden.

Zo blijft de takenlijst beheersbaar.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Takenlijst met Microsoft To-Do op je telefoon

Literatuurverwijzing

• Boek: Opgeruimd! – De manier om orde en rust in je leven te brengen. Marie Kondo, AW Bruna, 1e druk 2015
• Artikel: Een takenlijst die jou wel rust geeft.
• Artikel: Het geheim van niets meer vergeten zonder werkdruk en werkstress.
• Video: Outlook e-mail omzetten in een taak.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.