Hoe jij ook ontspannen met onverwachte ad-hoc taken kan omgaan.
Omgaan met ad-hoc taken en onverwachte zaken
Je kent het wel: je hebt je dag keurig ingedeeld,
je planning staat als een huis,
en dan … BAM! … komt er zo’n onverwachte wervelwind binnenstormen die alles omver blaast.
Het is alsof je net je koffietje hebt ingeschonken, eerste slokje neemt en de telefoon gaat: “We hebben een probleem.”
En jij weet meteen, dit wordt geen “heb je even?” maar een “zet je planning op pauze en los dit NU op”-situatie.
Wat gebeurt er dan?
Blijf je kalm en handel je dit rustig af of stijgt je stressniveau en ga je in de reactieve stand?
De oorzaak van jouw stress
In het laatste geval is de onverwachte urgente taak niet de oorzaak van de stress.
De oorzaak is het gevoel dat je de controle verliest over de taken die daarnaast nog op je bordje liggen.
Je concentreert je op de onverwachte urgente taak
Maar in je achterhoofd zoemen nog de overige taken waar je nu niet aan toekomt.
Ik heb voor jou twee stappen om jouw stress hierbij te verlagen.
1. Onverwachte taken kun je verwachten
Afhankelijk van je functie zullen er binnen je werkweek zeker urgente en belangrijke onverwachte taken op je bordje belanden.
Voor iedereen geldt wel de stelling:
“Deze week loop ik tegen een onverwachte belangrijke en urgente taak aan.”
Mee eens?
Maar als je dat al weet waarom plan je de week dan ram vol.
Is dat niet vragen om stress en problemen?
Ik reserveer zelf altijd 20% van mijn tijd voor onverwachte gebeurtenissen.
Misschien heeft jouw baan wel meer hectiek en kan dit percentage voor jouw situatie te weinig zijn.
Of is jou baan erg voorspelbaar, dan zal je een wat kleiner deel van je tijd ongepland moeten laten.
2. Zorg vooraf voor overzicht van al je taken
De enige manier om ontspannen met onverwachte urgente en belangrijke taken om te gaan, is zorgen dat je overzicht hebt over alles wat er op dat moment speelt.
Hierdoor weet je wat de onderbreking betekent voor de overige taken.
Zodoende kun je proactief actie ondernemen richting anderen, zodat zij jou niet op je nalatigheid of te late oplevering hoeven te attenderen.
Wat betekent dit voor jou?
Stap 1 kun je nu al zelf doen.
Wil je meer tips hierover dan heb ik voor je het artikel over realistisch plannen.
Bij stap 2 begrijp ik goed dat je jezelf afvraagt hoe je nu dit overzicht krijgt.
Graag verwijs ik je dan door naar twee andere tips op mijn website, door de volgende links aan te klikken:
Wil je minder werkstress en meer werkplezier dan kan ik je in korte tijd hiermee helpen door mijn training “Je voornemens de Baas” over professioneel timemanagement..
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 14 april ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 4 apr Rotterdam, 14 apr Amsterdam, 21 mei Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
