Het geheim van “Stop met mail lezen en start met werken”
Wil je meer of minder rondhangen in je mailbox?
Als het antwoord minder is, dan heb ik hier voor je wat nuttige tips waardoor je minder in je mailbox rondhangt en meer werk uit je handen krijgt.
Tijdens mijn lezing of training over Professioneel Timemanagement“ Je voornemens de Baas” vraag ik altijd of de aanwezigen eerst de urgente mails afhandelen en pas later naar de overige mails kijkt
Het zal je niet verbazen dat veel professionals dit herkennen.
Het gevolg is dat deze minder urgente mails blijven staan en je deze regelmatig leest.
Maar dat er dan geen actie volgt.
Sommige zetten zelfs de mail weer op ongelezen, om zo te herkennen dat je er nog iets mee moet doen.
Eigenlijk ben je dan aan het liegen tegen je mailprogramma.
Het gevolg is dat je deze mail de volgende keer weer leest, weer besluit om niets te doen, en weer op ongelezen zet.
Het resultaat kun je raden. Er komt zeker weer een moment dat je het mailtje nogmaals leest.
Hoe efficiënt is dat?
Steeds weer het mailtje lezen, er over nadenken en toch maar weer sluiten.
Heb je wel eens geteld hoe vaak je dit doet, zonder echt actie te ondernemen?
Wat is de wondervraag om dit beter te doen?
Stop met lezen, start met werken is mijn motto.
Maar hoe doe je dat?
Je leest je mail, je vraagt je af wat het gewenste resultaat moet zijn.
Moet er iets geleverd, iets uitgezocht of een klacht opgelost worden?
En wat is dan de eerste echte stap die ik hiervoor moet nemen?
De wondervraag is dan “Wat moet ik daarvoor doen?”
Blijf deze vraag stellen totdat je een fysiek uitvoerbare actie krijgt als antwoord.
Hieronder een voorbeeld.
Een voorbeeld uit de praktijk
Iemand vraagt aan je om nieuwe visitekaartjes.
Wat is het gewenste resultaat?
Nou, je moet die persoon zijn nieuwe visitekaartjes overhandigen.
Vraag jezelf af: “Wat moet ik daarvoor doen?”
Het antwoord kan dan zijn: “Nieuwe kaartjes bestellen”.
Wat moet je daarvoor doen?
De drukker bellen voor een prijsopgave en een levertijd.
Vraag jezelf weer af: “Wat moet ik daarvoor doen?” Want heb je het telefoonnummer van de drukker?
Is het antwoord: ”Nee, maar mij collega Fred weet dit wel.”
Dan is de eerste fysieke actie: “Fred mailen voor telefoonnummer van onze drukker van de visitekaartjes.”
Kijk, nu heb je het zo concreet gemaakt en kom je dichter bij de gewenste uitkomst door deze eerste stap te bepalen.
Als laatste beslis je of je de eerste fysieke stap nu doet of gaat inplannen.
Doe je het later, dan leg je deze eerste fysieke stap vast.
Hoe je dit vastlegt kun je lezen in een ander artikel van mij: Hoe slacht je het e-mailbeest.
Werkdruk beu? Tem je werk met onze TrainingProfessional Timemanagement
Ontvang een gratis geschenk: meer tijd !
Door maar eenmaal het mailtje te lezen, direct te besluiten wat je moet doen en dit besluit vast te leggen, verandert je werkvoorraad in een lijst met concrete fysieke acties.
Hierdoor krijg je weer overzicht en controle over je werk.
Veel overzichtelijker dan de lange lijst met mailtjes in je inbox en veel effectiever dan steeds de mailtjes op ongelezen te zetten.
De verspilde tijd die dit kost tijdens het rondhangen in je inbox kun je nu gebruiken om echt zaken af te handelen.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Andere die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
- Meer email productiviteit: Hoe slacht je het e-mailbeest?
- Hoe jij ook jouw e-mailstapel kan verkleinen.
- Bijhouden van alle informatie is als drinken uit een brandslang.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
