In 3 stappen controle en overzicht over je werk

De sleutel van kenniswerken is overzicht over je werk

Twijfel je wel eens over de keuze van je taak?

Bang om prioriteiten niet goed in te schatten?

Angstig om taken te vergeten?

De oorzaak: Geen overzicht over alles wat er speelt.

De excuses

Welk excuus heb jij om geen overzicht te krijgen over je werk?

Ik heb er een paar verzameld:

• Ik houd niet van lijstjes.
• Ik heb al zoveel lijstjes.
• Ik ben creatief en dat kun je niet zijn met een lijstje.
• Chaos vind ik prettig om in te werken, structuur beperkt mij.
• Ik ben altijd al druk in mijn hoofd geweest, opschrijven helpt toch niet.

Dit is een kleine selectie van de argumenten die ik hoor tijdens mijn lezingen, 1 op 1 begeleidingstrajecten en timemanagement trainingen.

Als ik doorvraag bij mijn coachklant of bij de deelnemers van de training timemanagement, dan hoor ik vaak dat ze het wel geprobeerd hebben, maar dat het gevoel ontstaat van een soort micromanager.

Ze voelen zich ingekaderd.

Het hiaat

Dit is ook de reden dat de meeste timemanagement trainingen en boeken hierover niet helpen om je verloren tijd weer terug te winnen.

De oorzaak hiervan is een hiaat tussen theorie en het uitvoeren van de theorie door je gedrag aan te passen.

De theorie is dat effectief timemanagement alleen werkt als je overzicht over al je taken compleet, volledig en up-to-date is.

De praktijk is dat je eerst moet nadenken wat dit dan betekent voor jouw situatie.

Daar gaat het al mis.

Ik hoor dan de drogreden “Nadenken over je werk is zo verspilling van tijd, Just Do It”.
(Just Do It is bekend geworden door de sportschoenenreclame van Nike).

De oplossing is het timemanagementconcept “Je voornemens de Baas”.

Hierbij werk je met jouw eigen hulpmiddelen die je nu ook gebruikt en waar je al in thuis bent en lekker mee werkt.

Of dat nu high tech is met je computer, tablet of smartphone. Of low tech met een schrijfblok, een bullet journal of een schriftje met een pen die lekker schrijft.

Ik leer je in onze training over professioneel timemanagement dat je huidige werkwijze zeer geschikt is om nog slimmer met je taken en tijd om te gaan.

Ik maak je bewust van de stappen die je nodig hebt om dagelijks overzicht te behouden over je werk.

Hieronder een korte samenvatting hoe je dat zou kunnen doen.

Beter leren plannen en organiseren?
Volg onze Training Professioneel Timemanagement

In 3 stappen controle en overzicht over je werk

Ik zal je hieronder kort uitleggen wat de stappen zijn die je nu neemt en hoe je dit nog effectiever kan inzetten.

Stap 1 Verzamelen

Overal komt werk naar je toe.

Zeker in deze maatschappij waar we 24 uur en 7 dagen per week de beschikking hebben over communicatie kanalen.

Het verzamelen gebeurt nu al.

Daarvoor gebruik je verschillende plekken.

Zoals je mail, WhatsApp, Messenger, Teams-chat en soms zelfs op papier en in je hoofd.

Stap 2 Beoordelen

Alles wat op je pad komt kan een betekenis voor je hebben.

Wat is die betekenis en moet jij er iets mee doen?

Bijvoorbeeld een verzoek van een collega, een klant of van je leidinggevende.

Jij bepaalt uiteindelijk wat het gewenste resultaat hiervan is.

Hoe pak je dit aan?

Want dit is kenniswerken, het nadenken over het resultaat van het werk.

Stap 3 Organiseren

Besluit je om de taak of het verzoek uit te voeren, dan bepaal jij of dit zo snel mogelijk moet gebeuren of dat je het uitstelt tot een later moment.

Van door elkaar naar achter elkaar

Je herkent zeker bovenstaande 3 stappen.

Je doet ze meestal direct achterelkaar, je mail komt binnen, je beoordeelt deze en gaat meteen aan de slag.

Daarna is het volgende mailtje aan de beurt.

Het verschil met iemand die beter overzicht heeft over zijn werk is dat hij deze stappen niet door elkaar doet.

Het verzamelen gebeurt op het moment dat iets opduikt of ontstaat.

Je legt dit vast, zonder te oordelen of dit voor nu of later, iets groots of kleins is.

Dan neem je op een later tijdstip bewust tijd om alles dat eerder al verzameld is te beoordelen.

Het besluit wat je er mee gaat doen leg je vast op de juiste plek.

Bijvoorbeeld in je agenda of op een takenlijst.

Dus niet in je hoofd bewaren, maar opschrijven op papier, in je mobiele telefoon of je computer.

De enige voorwaarde is dat je dit lijstje regelmatig ziet.

Is alles wat je verzamelt hebt verwerkt en georganiseerd, dan kies je pas de taak die je op dat moment gaat doen.

Omdat je nu pas een compleet overzicht hebt van alles wat er speelt, kun je een goede keuze maken en dingen schrappen, heroverwegen of uitvoeren.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Het geheim van niets meer vergeten
• Kenniswerker of succesvol kenniswerker is een keuze
• Rug tegen de muur? Zo maak je het hoofd leeg.
• Het geheim van “Stop met mail lezen en start met werken”
• Achterstand e-mail wegwerken in 3 stappen

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.