Niet aflatende groei van de inbox-overbelasting

Help, ik verdrink in een e-mail overload !

De niet aflatende groei van de inbox-overbelasting wordt gedreven door een verrassend feit:

“De gemiddelde tijd om te reageren op een e-mail is groter dan het kost om deze te maken.”

Vele verliezen zich in de hoeveelheid e-mails.

De uren die we hieraan besteden resulteren weer in meer werk voor je collega’s.

Dit probleem ligt aan het feit dat de gemiddelde tijd om op een email te reageren groter is dan de tijd om deze mail op te stellen.
Je zou denken dat het tegenovergestelde waar is.
Teveel werkdruk in jouw team. Kies voor onze
In-company Training Timemanagement

Maar er zijn een aantal factoren die hier de oorzaak van zijn:

• Het lezen van een e-mail is maar een klein onderdeel van het verwerken van de e-mail.  Kijk eens naar alle jouw benodigde handelingen die je voor het verwerken van e-mail nodig hebt, zoals:
  • a) Doorlopen van je mailbox,
  • b) bepalen welke je zal openen,
  • c) de mail openen,
  • d) deze lezen,
  • e) nadenken en besluiten hoe te reageren,
  • f) reageren,
  • g) weer opnieuw focussen op je werk waar je mee bezig was voordat je de mail ging lezen.
• Veel e-mails bevatten open vragen die niet snel beantwoord kunnen worden. Zoals: “Wat is jouw mening over dit?”, “Hoe zal ik hiermee verder gaan?”. Eenvoudige vragen maar moeilijker te beantwoorden.
• Veel e-mails worden naar meerdere geadresseerden gestuurd. Het kost bijna geen tijd om meerdere geadresseerde in CC toe te voegen aan de mail. Maar met iedere extra geadresseerde vermenigvuldigt de totaal gevraagde tijd.
• Veel e-mails bevatten extra tekst die is gekopieerd van andere documenten of bevatten een grote hoeveelheid e-mailhistorie die niet meer relevant is.
• Veel e-mails bevatten links naar web pagina’s of video’s. Het is eenvoudig om een link toe te voegen, maar het kost minuten om die links te bekijken.

Het resultaat is een dodelijke opwaartse spiraal van benodigde tijd.

Is jouw functie e-mailer?

Ieder uur dat je besteedt aan het schrijven en lezen van e-mails behoeft waarschijnlijk meer dan een uur aan opgetelde tijd van de diverse geadresseerden.

Dus zonder dat wij het weten, creëren we een steeds groter probleem voor iedereen.

Je inbox als openbare takenlijst

Jouw inbox is tegenwoordig een to-dolijst waaraan ieder ander in deze wereld iets aan kan toevoegen.

Als je niet oppast dan eet dit de meeste tijd van je werkweek op.

Je transformeert, voordat je het weet, in een reactieve robot die reageert op het verzoek van andere mensen, in plaats van proactief bezig te zijn je eigen prioriteiten en doelen na te streven.

Bij de volgende keer dat je op de verzendknop drukt, denk dan eerst even aan de impact die dit heeft op de benodigde tijd van anderen.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Kostbare tijd verliezen door email-dopamineverslaving. Wat kun je er tegen kunt doen?
• Meer email productiviteit : Hoe slacht je het e-mailbeest?
• De echte functie van de e-mail-inbox.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.