Acht snelle tips voor minder mails in je inbox

Volle mailbox? Zo krijg je minder e-mails.

Heb jij het gevoel dat je steeds meer e-mailberichten krijgt?

Ben jij er misschien van overtuigd dat je nooit meer een lege mailbox zal krijgen?

Ongeacht wat voor een kenniswerker je bent, het lijkt er op dat je baan eist dat iedereen op elk uur van de dag je kan bombarderen met e-mailberichten.

Herken je jezelf hierin?

Dan heb ik hier de acht meest favoriete tips om deze alsmaar groeiende berg met e-mailberichten te verkleinen.

Deze tips komen uit onze Training Professioneel Timemanagement.

(Volg nu onze populaire training Professioneel Timemanagement.
Alleen als je dit zelf wilt ! )

1. Stuur zelf minder e-mails

De meeste kenniswerkers die klagen over te veel e-mails, sturen zelf ook veel e-mails.

De eigenschap van een verzonden e-mail is dat het een reactie uitlokt.

Zeker als het onderwerp waarover je schrijft complex of gevoelig ligt.

Bij deze categorie berichten is het misschien raadzaam om eerst persoonlijk of per telefoon het onderwerp te bespreken.

Bij een complex onderwerp is het dan nuttig om na het persoonlijke gesprek een samenvatting te sturen van de feiten, besluiten en/of acties.

2. Schrijf duidelijke mails

Ken je die mails die je leest, dan nogmaals leest en dan nog niet zeker bent wat de afzender wil zeggen?

Echt irritant toch?

Maar vaak maken we ons daar ook schuldig aan.

Veel heen en weer communicatie per mail ontstaat door onduidelijkheid.

Schrijven van een duidelijke en heldere mail kost tijd als je dit goed wil doen.

Door een onduidelijke mail krijg je weer vragen over wat je bedoeld.

Daardoor kost het verwerken van e-mail en het oplossen van de verwarring door eerder verzonden mails meer tijd dan gewenst.

3. Stuur korte e-mails

In aanvulling op de twee bovenstaande tips is een onderwerp waarvoor je meer dan drie zinnen moet schrijven al vaak te complex.

Zeker in dit tijdperk van Twitter, Whatsapp, Yammer, Facebook Messenger, Teams-chats en andere chat-apps.

Gevolg is dat de geadresseerde bij een te lang e-mailbericht veel later of niet gaat antwoorden.

Of nog erger, jou gaat e-mailen met een verkeerd antwoord.

4. Stuur minder e-mails met CC

De grootste tijdrovers zijn de CC (Carbon Copy) e-mailtjes van anderen.

Meestal alleen maar om je op de hoogte te houden.

Ik adviseer daarom altijd om onderling de afspraak te maken om CC alleen in hoogste nood te sturen.

Spreek ook af dat als je iemand in de CC zet, dit alleen ter info is en dat je daarbij geen actie verwacht van deze persoon.

Is er wel actie gewenst, dan behoort de geadresseerde in ‘Aan’ gezet te worden.

5. Geen BCC gebruiken bij gevoelige zaken

Iemand in de BCC (Blind Carbon Copy) zetten, wordt meestal bij de geadresseerden die onder “Aan” en “CC” staan, niet gewaardeerd als men dit toch ontdekt.

Ben open in je communicatie.

Moet de leidinggevende op de hoogte zijn, dan kun je de verstuurde e-mail uit de ‘Verzonden’-map doorsturen (forward mail).

Voorzie dan de e-mail met de reden dat je de mail doorstuurt en of er wel of geen actie wordt verwacht van de betreffende leidinggevende.

6. Wel BCC bij mailen aan een groep

De BCC is wel nuttig als je een algemene boodschap verstuurt naar een lange lijst van personen.

Bijvoorbeeld een uitnodiging voor een bijeenkomst of de nieuwe link naar de laatste bedrijfsinformatie.

Het is dan niet gebruikelijk om deze personen op te nemen bij “Aan” of “CC”.

Het komt vast wel eens voor dat iemand per ongeluk op “Allen beantwoorden” (Reply All) klikt en het commentaar op het bericht ongewenst bij alle geadresseerden aankomt.

Dit wordt meestal niet gewaardeerd.

Grote kans dat men jou weer gaat mailen met het verzoek om dit niet meer te doen.

Mail je naar een groep buiten je organisatie, dan wordt het zeker niet gewaardeerd dat mailadressen van de geadresseerden zichtbaar worden doorgestuurd.

7. Doe aan verwachtingsmanagement

Ken je die ongeduldige mensen, die je ’s-morgens een e-mail sturen.

Ze hangen meestal ’s-middags al aan de telefoon om te vragen of je hun e-mail al hebt gelezen.

Of ze sturen al erg snel een herinneringsmail.

Maar jij bent ook wel eens een paar dagen op cursus of een hele dag in vergadering?

Verstandig is om ook bij een korte afwezigheid je afwezigheidassistent (Out Of Office message) te gebruiken.

En werk je parttime, dan kun je deze gebruiken om te melden op welke dagen je werkt.

Bijvoorbeeld:

“Hartelijk dank voor uw e-mail. Mijn werkdagen zijn maandag, dinsdag en donderdag. Op andere dagen kunt u voor dringende zaken mijn collega’s bereiken op telefoonnummer 088-1234567”.

Zo doe je dan aan verwachtingsmanagement.

(De tekst gaat verder onder deze video)

.

8. Stuur nieuwsbrieven naar een apart mailadres

We hebben allemaal wel nieuwsbrieven die we af en toe wel en af en toe niet lezen.

Het scheelt erg veel mail in je mailbox als je jezelf inschrijft voor nieuwsbrieven met een apart e-mailadres.

Bijvoorbeeld een Gmail account zoals “NieuwsbrievenVoorEric @ gmail.com”.

Een gmail e-mailaccount is gratis aan te maken en kun je altijd via de browser of mobiele Gmail-app bekijken.

Zo houd je de inbox van je zakelijke mail of Outlook schoon.

De meeste nieuwsbrieven hebben een optie om je instellingen te beheren (meestal in de buurt van de afmeldknop).

Daar kun je dan jouw e-mailadres voor de ontvangst van de nieuwsbrief wijzigen.

Dezelfde techniek kun je gebruiken voor al die berichten van sociale media zoals LinkedIn, Twitter, Instagram en Facebook.

Het is aan jou

Jouw gedrag heeft invloed op het aantal ontvangen e-mailberichten.

Al pas je vanaf nu maar één of twee tips toe, dan zal de e-mail-tsunamie zeker verminderen.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• E-mailstress? 7 tips om dit te voorkomen.
• Achterstand e-mail wegwerken in 3 stappen.
• Outlook videos met slimmer werken instructies.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.