De echte functie van je mailbox
Mailbox versus het fysieke inbakje
Help, ik verlang weer naar het fysieke inbakje op mijn bureau.
Eerst wat historie. Er is een reden dat de locatie van de binnenkomende mail in een mailprogramma Inbox genoemd wordt.
Misschien heb je zelf, of herinner je, de twee- of drie gestapelde postbakjes op het bureau.
Meestal wordt het bovenste bakje gelabeld met de tekst “Inkomende post” of alleen “Post in”.
De betekenis van dit bakje was eigenlijk heel praktisch. Daar kwamen de nog te verwerken post en aantekeningen in.
Eigenlijk is het principe van verwerken van de zaken die in dit inbakje zitten heel simpel.
Zo gauw je er iets uithaalde en het gelezen had, mocht je het niet terugleggen.
Je moest dan meteen een beslissing nemen wat je er mee ging doen.
Er zijn hierbij maar een beperkt aantal keuzemogelijkheden. Namelijk je kunt het :
- archiveren,
- weggooien,
- in het bakje “Onderhanden werk” leggen,
- of direct doen.
Het voordeel van dit systeem is dat dit behoorlijk goed werkt als je weet hoe je hiermee om moet gaan.
Het elektronische inbakje
De inbox van je mailprogramma zou eigenlijk op eenzelfde manier moeten werken.
Het zou zuiver een plaats moeten zijn van ongelezen elektronische post.
Maar helaas is deze manier van gebruik van de email-inbox in praktijk niet de enige functie.
Je gebruikt de inbox om eerder gelezen mail te bewaren als uit te voeren taak, waar je een aantal handelingen voor in gedachten hebt
Daarnaast gebruik je de inbox als opslaglocatie en archief voor oudere mails.
Niet verwonderlijk dat voor veel mensen een gedrocht is, die de dagelijkse verwerking van je mail behoorlijk in de weg zit.
De oplossing
Zoals ik in mijn training professioneel timemanagement uitleg en in de praktijk laat zien moet de inbox van je mailprogramma weer teruggebracht worden naar de originele functie, waarvoor deze bedoeld is.
Dus alleen maar een opvangbak van binnengekomen en ongelezen e-mailberichten.
Niet een dumpplaats en verstopplaats voor allerlei onbeheerde taken en projecten.
De voordelen
Het dagelijks leegmaken van je inbox voorkomt dat taken en projecten niet meer opvallen in een berg van oude mailberichten.
Het maakt je ook efficiënter, want zonder het legen van je inbox zal je constant door oude e-mailberichten moeten bladeren.
Tijdens het legen van je inbox leg je de gevraagde werkzaamheden vast in je agenda of op een takenlijst.
Daarna kun je de mail archiveren of verwijderen.
Het bespaart je tijd omdat dit een duidelijke grens aangeeft tussen de mail die verdere verwerking nodig heeft en de mail waar je een besluit over hebt genomen.
Minder mail in je inbox helpt ook bij het gebruik van een mobiel apparaat, omdat deze de mail dan sneller synchroniseert.
Door minder berichten, hoef je minder te bladeren op het kleine schermpje van je smartphone bij het bekijken van je mail.
Teveel werkdruk in jouw team. Kies voor onze
In-company Training Timemanagement
Conclusie
Het splitsen van je ongelezen en gelezen mail is maar 1 van de simpele stappen die nodig zijn om weer orde te scheppen in de hectiek van alle dag.
Wil je meer weten hoe je overzicht en controle krijgt over je werk, volg dan de training professioneel timemanagement.
Hier leer je ook het efficiënt verwerken van de dagelijkse lawine aan informatie, om te gaan met ongewenste interrupties, uitstelgedrag, prioriteiten stellen en focussen op je doelen.
Miraculeuze Email vermenigvuldiging
Waarom martelen wij ons regelmatig met eindeloos emaildiscussies.
Het drijft ons tot waanzin maar toch worden we elke keer weer in deze tijdverslindende activiteit gezogen.
We ergeren ons aan deze tijdverspillende manier van communicatie en vervloeken het elke keer dat het gebeurt.
Bedrijfsgebruiken die maar niet stoppen: Email vermenigvuldiging
Video 2 min 37 sec
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- E-mailstress? 7 tips om dit te voorkomen.
- Hoe jij ook jouw e-mailstapel kan verkleinen.
- Stop met mail lezen en start met werken.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
