Prioriteiten, hoe stel je die?
Hoe stel je prioriteiten in je werk?
Prioriteiten zijn belangrijk.
Dit is wat je vaak hoort als je met iemand in gesprek gaat over je werkdruk.
Maar is dat ook zo?
Want herken je bij jezelf het volgende:
- Hard gewerkt vandaag maar niet het gevoel dat je gedaan hebt wat je had willen doen?
- Meer te doen dan dat je tijd hebt?
- Dat je ABC prioriteitenlijstje niet meer werkt?
We kennen het bijna allemaal wel.
Het onbestemde gevoel dat je nu met iets bezig bent en jezelf afvraagt of dit het juiste is wat je hebt gekozen.
En je dacht nog wel dat je goed prioriteiten kon stellen.
Waar komt dit onbestemde gevoel dan vandaan?
Dit gevoel komt door onvolledig overzicht over alles wat er speelt en op jouw bordje ligt.
Je kunt pas goed prioriteiten stellen en de juiste taak kiezen als je weet wat jouw complete werkvoorraad is.
Het is de meest gestelde vraag tijdens mijn workshops, lezingen en trainingen over het onderwerp van effectief werken: ”Hoe stel ik prioriteiten?”
Als eerst stel ik de vraag: “Wat is jouw functie of rol?” of ”Wat zijn jouw verantwoordelijkheden?”
Dat is meestal wel redelijk te beantwoorden.
Maar als ik dan vraag: ”Wat zijn binnen die verantwoordelijkheden dan al je taken en projecten die er spelen?”.
Dan zie ik de nadenkrimpels op het voorhoofd verschijnen.
De vraag is niet, wat doe je allemaal, maar wat behoor je allemaal te doen?
Als je dat weet, dan kun je pas starten met prioriteiten stellen.
Zo stel je prioriteiten.
Dit zijn de stappen om op een juiste manier prioriteiten te stellen.
1. Maak drie lijsten.
Lijst A. Met alle urgente en belangrijke taken.
Dat zijn de zaken die onder jouw verantwoordelijkheid vallen en niet kunnen wachten.
Zoals:
- Die klant die zo snel mogelijk geholpen moet worden.
- De rapportage waar je collega dringend op zit te wachten.
- Een crisissituatie oplossen.
Dit zijn meestal de taken die gezien jouw rol of functie op jouw bordje liggen.
( Lees hier meer over hoe je belangrijke en urgente taken kunt bepalen. )
Lijst B. Belangrijke zaken die niet urgent zijn.
Dat zijn de projecten die een gevolg zijn van de doelen op de lange termijn.
Zoals:
- Een nieuw product of een nieuwe dienst ontwikkelen.
- Promotiemateriaal ontwerpen en laten maken.
- Procedures en werkinstructies opstellen.
- Maar ook jezelf scholen en je netwerk uitbreiden.
Lijst C. Vaste taken, die regelmatig terugkomen.
Dit zijn de periodieke taken die dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks terugkomen.
Zoals:
- Het opstellen van de agenda voor de maandelijkse teamvergadering.
- Het invullen van je urenverantwoording.
- Het versturen van de maandelijkse declaraties.
- Of het bestellen van de kantoorbenodigdheden.
9 december iets voor jou: Meer weten?
Is alles compleet, niets vergeten?
Bekijk de lijsten nu rustig en vind er wat van.
Met andere woorden, reflecteer op je werkvoorraad en bedenk voor iedere taak of dit klopt met jouw rol en functie in het bedrijf.
Het is niet ondenkbaar dat je daar moeite mee hebt.
Vraag dan om hulp om samen naar deze lijst te kijken.
Bijvoorbeeld met je leidinggevende of een collega.
Je kunt dan samen bepalen of de taken en projecten op jouw bordje horen.
En de deadline reëel is.
Of dat jouw manier van invullen van de taak anders kan.
Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
2. Bepaal de volgorde van prioriteit
Zet nu de taken van lijst A op volgorde van uitvoeren door rekening te houden met de deadline en de benodigde tijd.
Als deze taken allemaal eenzelfde prioriteit blijken te hebben, bepaal dan de impact van het resultaat van deze taak op jouw afdeling of organisatie.
Hoe meer impact, hoe hoger de prioriteit moet zijn.
3. Pas op voor achterstallig onderhoud.
Daarna bekijk je de taken die belangrijk zijn maar niet urgent.
Blokkeer tijd in je agenda hiervoor.
Want als je de taken van lijst B niet gaat inplannen, dan worden ze vanzelf een keer urgent.
Ze verschuiven dan vanzelf naar lijst A.
Net als bij achterstallig onderhoud van je auto, waardoor je op termijn onverwacht stil komt te staan.
Of als je informatie negeert van nieuwe ontwikkelingen in je vakgebied, waardoor jouw klant je attent maakt op nieuwe mogelijkheden.
Dan kan dit nadelig zijn voor je reputatie en carrière als specialist of adviseur.
Vervolgens plan je de vast terugkerende taken in je agenda.
Bij taken met eenzelfde interval van een dag, week of maand, kan dat eenvoudig met een herhalende afspraak in je digitale agenda.
Rust in je hoofd
Als laatste overzie je jouw gehele plaatje en kun je beter inspelen op veranderende prioriteiten door externe factoren.
Er ontstaat weer rust in je hoofd, omdat je door het totale overzicht van je werkvoorraad geen last hebt van dat onbestemde gevoel dat je misschien nu met het verkeerde bezig bent.
Wat laatste tips
Blijf realistisch over wat je kunt doen op een dag.
Begin de dag met je eigen plan, door te starten met 2 of maximaal 3 taken met een hoge prioriteit.
De tijd die over is kun je eventueel besteden aan urgente onverwachte taken die plotseling op je bureau landen.
Of met taken met een lagere prioriteit.
Dus start met een plan.
Want als jezelf geen plan hebt voor je dag, dan kom je in het plan van iemand anders terecht.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- Stop verlies van tijd voor belangrijke zaken.
- Een subliem functioneringsgesprek door timemanagement vaardigheden
- Prioriteitenmatrix! Wat is belangrijk en wat is urgent?
Gratis e-book Prioriteiten stellen doe je zo !
Dit gratis e-book over prioriteiten stellen heb ik speciaal geschreven voor mijn vele website bezoekers en deelnemers aan de Training Professioneel Timemanagement, die meer willen weten over prioriteiten stellen.
Gratis eBook over:
- Het meest gebruikte hulpmiddel voor stellen van prioriteiten
- Stop verlies van tijd
- Zo stel je beter prioriteiten in je werk
- Laat je collega’s versteld staan
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
