De ongekende kracht van het “Wachten op”-lijstje

Kun je echt vertrouwen op het nakomen van jouw verzoek?

Herken jij de situatie dat jij een heel duidelijk verzoek doet, maar:

• dat het antwoord maar niet komt?
• vergeet dat je nog antwoord moet krijgen, alvorens verder te gaan met jouw project?
• onbestemde gevoel ontstaat dat de ander jouw urgentie anders interpreteert?
• voortgang bewaken lukt je niet, door je drukke werkzaamheden?
• als leidinggevende hebt belangrijkere dingen te doen dan iedereen “achter de broek aan te zitten”?
• als projectleider jezelf een soort kinderjuf voelt, omdat jij degene bent die de zaken op de rails moet houden?
  

Stress door jouw eigen verzoek

Je ervaart irritatie bij het verzoek aan je collega, waar maar niet aan voldaan wordt.

Vlak voor de deadline wil je hem daar persoonlijk aan herinneren.

Blijkt hij net een dag op cursus te zijn en is hij niet te bereiken.

Daar zit je dan met dat project met de naderende deadline.

Gevolg is dat jij je afspraken niet na kan komen en dat geeft stress.

Natuurlijk is het de taak van de ander om zijn eigen deadline te bewaken.

Maar we hebben het allemaal druk.

Dus waarom zou men jouw verzoek eerder behandelen dan andere verzoeken?

En hoe krijg je hier invloed op?

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Minder stress, maar meer effect

Als één of meerdere situaties van hierboven herkent dan heb ik hieronder de oplossing die jij waarschijnlijk nog niet kent.

Namelijk, leg een “Wachten Op”-lijstje aan.

Dit is een lijstje met alle zaken waarvoor je op een antwoord of resultaat wacht.

Bijvoorbeeld:

• die laptop die je besteld hebt,
• de prijsopgave waar je om verzocht hebt,
• de taak die jij gedelegeerd hebt
• het antwoord waar je op wacht, of
• het ontvangen van de notulen of het verslag van de laatste vergadering.

Als je deze “Wachten Op”-lijst regelmatig bijhoudt, blijven deze belangrijke verzoeken op je radar staan.

Hierdoor is het eenvoudig om snel even een mail, chat of appje te sturen ter herinnering dat je nog op actie of antwoord wacht.

Of in de wekelijkse teamvergadering je collega persoonlijk herinneren aan de antwoorden van jouw uitstaande vragen en verzoeken.

Wachten op-lijstje in de praktijk

Op het “Wachten op”-lijstje komen alleen de voor jouw belangrijke zaken waar jij op wacht.

Bijvoorbeeld:

• Zaken die benodigd zijn voor jouw voortgang van een project,
• antwoorden die jij nodig hebt om je taak af te maken,
• voortgangsinformatie,
• productiecijfers,
• periodieke verkoopresultaten.

In mijn Training Professioneel Timemanagement zie ik vaak dat dit soort zaken waar je nog op zit te wachten, op de takenlijst komen.

Ik ben daar zelf geen voorstander van.

Je vervuilt het overzicht met jouw eigen taken met taken die anderen moeten doen.

Je takenlijst gebruik je continue, maar je “Wachten op”-lijstje bekijk je hooguit 1 maal per dag of enkele keren per week.

Daarom is het praktischer om hiervan aparte lijstjes te maken, zodat je deze lekker snel kan doornemen.

De kracht zit in de routine

Een “Wachten op”-lijstje gaat alleen voor jou werken als je deze op regelmatige basis doorloopt.

Afhankelijk van de mate van de hectiek van jouw werkzaamheden kan dat variëren van minimaal eenmaal per week tot meerdere keren per week.

Je zou bijvoorbeeld dit als herhalende afspraak in je agenda kunnen zetten. Bijv. “Nakijken Wachten op lijst”.

Zaken met een naderende deadline waarop je geen reactie hebt ontvangen, hebben nu jouw actie nodig.

Op een (vriendelijke) manier attendeer je de ander op een openstaand verzoek.

Is er een verzoek dat al is ingelost, dan kun je deze van de lijst verwijderen.

Maak er een gewoonte van dat je bij ieder belangrijk verzoek aan een ander deze direct op de “Wachten op”-lijst zet.

Nog eenvoudiger is om elk verzoek via mail te bevestigen en deze mail naar een mapje “Wachten op” te verslepen.

Bijvoorbeeld: “In vervolg op ons telefoongesprek verwacht ik komende vrijdag de verkoopcijfers van vorige maand.”

Op deze manier kost het vastleggen hiervan de minste tijd.

Zorg dan wel voor een goed onderwerp van de mail, zodat je niet steeds de mails hoeft te openen om te achterhalen waar je op wacht.

Bijvoorbeeld “Verzoek verkoopcijfers vorige maand, uiterlijk vrijdag aanleveren”.

Beter leren plannen en organiseren?
Volg onze Training Professioneel Timemanagement

Resultaat van het “Wachten op”-lijstje

Door op één plek alle openstaande verzoeken te bewaren krijg je meer rust in je hoofd.

Jij toont jouw georganiseerdheid aan door op een structurele manier jouw verzoeken te bewaken.

Een bijkomend voordeel is dat men weet dat jij vasthoudend bent met jouw verzoeken.

Men gaat daardoor  jou sneller antwoorden.

Want niemand vindt het prettig dat anderen hen herinneren aan vergeten zaken.

Een “Wachten op”-lijst is daarom een eenvoudig hulpmiddel om in een vroeg stadium anderen te herinneren.

Dit voorkomt stress aan beide kanten.

Jij denkt minder vaak op verkeerde momenten aan openstaande verzoeken, met als gevolg dat jij ook een helder hoofd kan ervaren.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Vijf manieren om nog productiever te worden.
• Hoe stel je prioriteiten?
• 10 tips om tijdrovers legaal en snel om zeep te helpen.
• De kracht van een Clean Desk bij timemanagement.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.