Achterstand e-mail wegwerken in 3 eenvoudige stappen

Dit is een groot probleem bij kenniswerkers

Wil je eindelijk eens af van die volle mailbox?

Stoor je jezelf dagelijks aan email overload door meer dan 100 berichten in je mailbox?

Hoe kom je van deze achterstand af?

Deze laatste vraag stelt men regelmatig tijdens onze populaire training time-management.

Ook vertel ik in mijn lezingen als spreker over slimmer werken, dat jouw mailbox niet bedoeld is als archief.

Je laat je papieren post toch ook niet op je deurmat liggen?

Vaak zie ik bij kenniswerkers, die ik begeleid om hun persoonlijke productiviteit te vergroten, een lange lijst met e-mailberichten in hun mailbox.

Soms wel 3 of meer schermen waar zij doorheen moeten bladeren om bij het einde te komen.

Door de bomen het bos niet meer zien

De meeste e-mailberichten zijn afgehandeld of er zitten verder geen vervolgacties aan vast.

Veel van de e-mails blijven staan waar ze binnengekomen zijn, omdat deze misschien nog nuttig zijn voor de toekomst.

Voor toch wat structuur hierin, zie ik vaak vlaggetjes of kleurcoderingen.

Door de grote hoeveelheid berichten met een vlaggetje of een bepaalde kleurcodering helpt dat niet meer.

Het bemoeilijkt het selecteren van de e-mailberichten waar je wel iets mee moet doen.

Zou het niet fijn zijn dat alle jouw nog te bewaren e-mailberichten niet meer in je inbox staan?

En dat in de inbox alleen de recentelijk ontvangen mailtjes zitten?

Creëer weer rust en ruimte in drie stappen

Om dit voor elkaar te krijgen is het verstandig om te beginnen met het opschonen van de mails in je inbox.

Want hoe voller je mailbox is hoe moeilijker dit wordt en hoe meer je hier tegenop ziet.

Hieronder drie eenvoudige stappen voor het effectief wegwerken van je e-mail achterstand.

1. Sorteer op afzender

Sorteer de e-mailberichten op afzender door op de kolomnaam te klikken. In Outlook heet deze kolom “VAN”.

Hierdoor kun je snel alle e-mailberichten, waar je toch niets mee doet verwijderen.

Dit zijn meestal de berichten afkomstig van Linkedin, Facebook, Instagram of Twitter.

Daardoor zie je beter de e-mailberichten van de belangrijke personen waar je snel iets mee moet doen.

Verplaats de nieuwsbrieven die je nog wel wilt lezen naar een map “Nog te lezen”.

Weet je niet hoe je in Outlook een map voor e-mails hiervoor aanmaakt, kijk dan naar mijn instructiefilmpje e-mailmap aanmaken in Outlook.

Als aanvulling kun je nog een filter maken in MS-Outlook waardoor nieuwsbrieven van bepaalde afzenders automatisch in deze “Nog te lezen”-map komen.

Zie hiervoor het filmpje rechts.

2. Sorteer op onderwerp

Sorteer de e-mailberichten op onderwerp door op de kolomnaam “Onderwerp” te klikken.

Hierdoor zie je snel de e-mails die niet meer actueel of relevant zijn.

Deze kun je direct verwijderen.

Als je dat eng vindt, verplaats deze dan naar een aparte e-mailmap “Archief”.

Dan kun je deze later nog een keer raadplegen of alsnog verwijderen.

3. Sorteer op datum

Sorteer nu je e-mail op datum door op de kolomnaam van de datum te klikken.

In Outlook heet deze kolom “ONTVANGEN”.

Begin met het verwerken van alle e-mails met de recentste datum.

Dit is het omgekeerde van wat men meestal doet.

Het probleem wat dan ontstaat bij starten met de oudste berichten is, dat je pas later een recenter e-mailtje tegenkomt met een aanvulling op het oude e-mailbericht.

Kun je er nog een keer tijd in gaan steken.

Of nog erger, er wordt later aan jou gemeld dat het verzoek door iemand anders is afgehandeld of niet meer actueel is. Dan heb je het werk voor niets gedaan.

Zo werk je datum voor datum je e-mailberichten af.

Als je een aantal maanden achterstand hebt, dan kan het wel wat tijd en sessies duren voordat je de hele achterstand hebt weggewerkt.

Maar als je eenmaal het aantal e-mailberichten tot maximaal 1 scherm hebt teruggebracht, krijg je het fijne gevoel dat je alles weer onder controle hebt.

Extra tip: Op meerdere kolommen sorteren

Binnen Outlook is het mogelijk om op verschillende kolommen te sorteren.

Bijvoorbeeld eerst op afzender en daarbinnen op datum.

Je sorteert eerst op de normale manier op afzender, vervolgens houd je de Shift-knop ingedrukt en klik je op de kolomtitel van de datum. Nu zie je de mails van dezelfde afzender gesorteerd op datum. Dit kan natuurlijk ook met Onderwerp en Datum.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Wil nog meer kennis hierover?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Hoe jij ook jouw e-mailstapel kan verkleinen.
• Meer email productiviteit : Hoe slacht je het e-mailbeest?.
• Al onze MS Outlook instructievideo’s
• Een wetenschappelijk artikel over email overload door Jaclyn Wainera, Laura Dabbishbc, and Robert Krautac.

Boekentip: Handboek Outlook 2021.

Outlook is een veelzijdig, uitgebreid en krachtig programma dat u gebruikt om te e-mailen, uw agenda te beheren, taken te plannen en contacten te onderhouden.

Dit Handboek is volledig geactualiseerd tot en met de 2021-editie en gaat uitgebreid in op de vele mogelijkheden van de software.

De auteur Peter Kassenaar loodst u speels door de verschillende functies van het programma en de hoofdstukken worden telkens afgesloten met vragen en oefeningen; zo krijgt u Outlook 2021 snel in de vingers.

Meer informatie en bestellen: Handboek Outlook 2021 en Microsoft 365 Peter Kassenaar, 280 blz. | Nederlands Van Duuren Media. Er is ook een Handboek voor MS Outlook 2021 en Microsoft 365.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.