Dit is het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips)
Waarom beter leren plannen en organiseren van werkzaamheden?
Regelmatig krijg ik het verzoek om een training over beter leren plannen en organiseren te geven.
De reden hiervoor is dat men graag efficiënter wil werken.
Maar ook dat werkgevers veel vaker vragen naar de competentie van plannen en organiseren.
Zeker bij vele projecten die allemaal tegelijk aandacht nodig hebben.
Heb jij ook regelmatig het gevoel dat taken of werkzaamheden van je werk jou overstelpen?
Of ervaar je werkstress?
Maar je hebt geen tijd om het beter plannen en organiseren uit te zoeken en te leren.
Verbaas jij je ook dat er mensen zijn die het beter leren plannen en organiseren nutteloos vinden?
De argumenten om niet te plannen die ik tegenkom, zijn:
- Door de hectiek kan ik niet plannen en organiseren van mijn werk,
- de toekomst valt niet te plannen,
- ik heb het te druk om tijd te verspillen aan plannen en organiseren van mijn werk,
- volgende week begin ik met plannen van mijn werk,
- mijn werk is te complex om te plannen,
- met planmatig werken verlies ik mijn spontaniteit / creativiteit,
- ik heb het geprobeerd, maar het werkt toch niet voor mij,
- ik heb de competentie van plannen en organiseren nooit geleerd op mijn opleiding / van mijn leidinggevende,
- ik haal mijn planning toch nooit.
Deze beperkende overtuigingen zijn dan het excuus om niet te plannen en organiseren van het werk.
Voordat je dit artikel verder leest raad ik je trouwens aan om het eBook "Prioriteiten stellen doe je zo !" (tijdelijk gratis) te bekijken. Daarin leer je hoe jij zelf prioriteiten stelt en ontdek je alle technieken om dit op een snelle manier te doen. Je collega’s zullen versteld van je staan.
Volg onze Training Professioneel Timemanagement
1. Start de dag met een plan
Als je dagelijks in de waan van de dag werkt, dan is het verstandig om vooraf even stil te staan.
Ik noem dat eerst denken en dan doen.
Want een goede planning geeft je al een voorsprong.
Dat is de reden dat in vacatures steeds vaker naar competentie van plannen en organiseren gevraagd wordt.
Zo start je de dag met een plan:
- Je denkt eerst na over je werkzaamheden.
- Schrijf deze op een actielijst.
- Maak een realistische tijdsinschatting.
- Begin bij de belangrijkste doelstellingen die je deze dag of deze week wilt behalen.
Bijvoorbeeld door dagelijks jezelf af te vragen wat de drie meest belangrijke zaken zijn.
Maar ook voor welke taken moet ik vandaag overwerken als deze aan het einde van de dag nog open staan.
Kijk uit voor de valkuil dat je vergeet wat je bedacht hebt, dusschrijf deze op.
Je hoofd is namelijk goed in het bedenken, maar niet in het bewaren.
Schat voor iedere actie de benodigde tijd in.
Houd vrije ruimte binnen je dag voor pauzes en onverwachte onderbrekingen of verzoeken die langskomen.
Je hoofd gebruiken als organisatietool is geen goed idee.
Of je blijft er steeds aan denken, of je vergeet dingen.
Dit is allebei inefficiënt en geeft onrust in je hoofd.
2. Leer prioriteiten stellen
Het is onvermijdelijk dat er verzoeken op je af komen die erg belangrijk zijn voor anderen.
Natuurlijk wil je collega’s helpen.
Denk dan dat je zelf ook met belangrijke zaken bezig bent.
En kan jouw collega inschatten of zijn verzoek belangrijker is dan de taak waar jij nu mee bezig bent?
First Things First is zorgen dat jouw belangrijke taken voorrang krijgen t.o.v. verzoeken van anderen.
Zijn je eigen belangrijke taken afgehandeld, dan kun je tijd besteden aan de verzoeken van anderen.
De prioriteitenmatrix van Eisenhower is hiervoor een superhandig hulpmiddel.
3. Houd rekening met je ritme
De hele dag op je toppen van je kunnen functioneren is een hele uitdaging.
Gedurende de dag wisselt het niveau van je mentale energie. Houd daarom rekening met je ritme.
Misschien ben jij een ochtend- of een middagmens.
Heb je veel mentale energie dan kun je het beste eerst de moeilijke werkzaamheden en taken doen.
Heb je minder energie, dan doe je de routinetaken.
Zoals archiveren van documenten, je mails lezen of bestellingen doen.
Breng structuur in je dag, door rekening te houden met je power-up momenten en mindere momenten.
4. Bewaak je eigen planning
Bewaak je eigen tijd door inzicht te krijgen. Bepaal wat de verhouding is tussen je geplande en ongeplande taken.
Heb je teveel ongeplande taken, dan moet je actie ondernemen. Bijvoorbeeld door te leren om vaker nee te zeggen.
Vind je dit moeilijk dan kun je beginnen om bij een verzoek eerst om bedenktijd te vragen. Assertiviteit is steeds vaker een competentie om in deze hectische tijd beter je tijd te bewaken.
Heb je te veel belangrijke taken op één dag, leer dan ook om te delegeren.
5. Beter leren organiseren
Steeds maar weer uit je concentratie vallen door onderliggende stukken of informatie opzoeken kost extra tijd.
Verzamel eerst alle spullen voor het afhandelen van de geplande taak.
Zorg na het realiseren van de taak dat alles weer netjes is opgeruimd.
Een clean-desk vermindert de afleiding en geeft je meer focus gedurende de dag.
Bedenk ook wat anderen van jou verwachten in een overleg of vergadering.
Je moet bijvoorbeeld vooraf notulen of stukken lezen.
Er is misschien reistijd om naar en van de vergaderlocatie te reizen.
Een grote valkuil is het vergeten dat de andere deelnemers actie verwachten van jou, na de vergadering.
6. Vervelende taak eerst
We hebben allemaal wel eens vervelende werkzaamheden waar je geen zin in hebt.
Het liefste stel je die taken uit.
Uitstelgedrag is één van de top 3 meest gehoorde tijdrovers.
Als je de dag begint met die vervelende taak, dan wordt daarna de dag alleen maar leuker.
Ik roep altijd D.E.R.K. Dat staat voor Doe Eerst Rot Klus.
Zo voorkom je uitstelgedrag.
7. Doe de juiste dingen
Als je net ergens nieuw gaat werken, dan ervaar je onduidelijkheid over je rollen en verantwoordelijkheden.
Regelmatig overleg met je leidinggevende is dan een goede methode om dit helder te krijgen.
Ben jij een professional met vele jaren ervaring dan is sparren met je leidinggevende hierover ook nuttig.
Doe dit ruim voor je functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek.
Waarschijnlijk ben je dagelijks met meer of andere taken en verantwoordelijkheden bezig dan die in je functieomschrijving stonden bij de start van je dienstverband.
Heeft jouw leidinggevende dezelfde verwachtingen als jij over de werkzaamheden die je nu doet?
Een goed gesprek geeft helderheid.
Het uiteindelijke resultaat
De tijd die je investeert in beter plannen en organiseren verdien je dubbel en dwars terug.
Als je dagelijks hier 15 minuten tijd aan besteedt, zal je met minder stress de dag door komen.
Maak je dan ook een realistische planning dan krijg je meer gedaan in dezelfde tijd.
Het levert jou:
- Minder stress
- Meer gedaan krijgen
- Rust in je hoofd
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Ook interessant
- Hoe maak je een goede planning ondanks onvoorzien zaken
- Plannen van een project, begin met het “Waarom”, dan pas met het “Wat”.
- Productief zijn tijdens het wachten.
- Verplaats eens de focus van de deadline naar de startline.
- Een subliem functioneringsgesprek door time-management vaardigheden.
- Breinvriendelijk werken. 8 tips voor beter presteren op je werk.
- Open cursus plannen en organiseren (effectief timemanagement).
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Wil je dit artikel gebruiken?
Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.Boekentips
Leren plannen en organiseren van je werk
Organiseren is een belangrijk onderdeel van ons bestaan en agenda’s zijn onlosmakelijk verbonden met de vormgeving van ons dagelijks leven.
In ‘Leren organiseren‘ komen algemene principes van het organiseren aan bod, zoals plannen, samenwerken, onderhandelen, vergaderen, beleidsmatig werken en leidinggeven.
Ook gaat veel aandacht uit naar moderne varianten als projectmatig werken, projectmanagement, strategisch management, time-management, zelfsturende teams, coachen en competentieleren.
Vanuit deze brede aanpak wordt een theoretisch kader gegeven waarin de onderlinge samenhang van organisatieontwikkelingen duidelijk wordt gemaakt.
Maar de nadruk ligt op het aanleren van vaardigheden en de competentie van plannen en organiseren van je werk, met behulp van de oefeningen en opdrachten die in het boek zijn opgenomen.
Horizontaal organiseren
Nu de 21e eeuw echt is begonnen, zien we dat systemen waar we al lang mee werken op dramatische wijze vastlopen: het financieel systeem, de kennis- en informatieuitwisseling, de media, de manier waarop we de wetenschap sturen, en zelfs de manier waarop we de democratie hebben ingericht.
Ook op organisatieniveau gaat er veel mis. In een team weet links vaak niet wat rechts doet, processen sluiten niet op elkaar aan, en de wachttijden zijn langer dan nodig.
We zijn hier te verkokerd’ klinkt het dan, gevolgd door de roep om verbetering van organisatieprestaties en ingrepen in de operationele processen.
Meer informatie over dit boek en prijs: Horizontaal organiseren – Horizontaal en procesgericht denken, construeren, besturen en samenwerken. Door Renco Bakker, Teun Hardjono.
