Hard werken voor succes is niet genoeg – Je zal ook slimmer moeten werken
Hard werken om succesvol te zijn, is dat genoeg?
We denken van wel, maar in werkelijkheid vergeten we vaak om slim en intelligent te werken.
Productiviteit gaat over slim om gaan met:
- jouw mentale energie,
- jouw kennis,
- en de tijd.
Het gaat bij productiviteit om jouw inspanningen om te zetten in een zo groot mogelijk resultaat, met een minimum aan inzet.
Productief zijn is begrijpen hoe je succesvol kan zijn met minder stress en minder moeite door je tijd slimmer te gebruiken.
Druk-druk-druk
“Als je het echt zo druk hebt, dan zeg je dat geen drie keer.”
( Citaat van Theo Maassen, zie foto hier rechts. Veel collega’s denken dat ze pas belangrijk zijn als ze het druk hebben. )
We hebben het allemaal druk, maar we zijn vaak bezig met de verkeerde activiteiten.
Je kunt al je tijd besteden aan het lezen en schrijven van e-mails, maar dat levert dat voldoende resultaten op?
Het zal ons niet dichter bij onze belangrijkste langetermijndoelen brengen.
Als we zeggen: ‘Ik heb het erg druk’, zeggen we eigenlijk: ‘Ik kan niet goed plannen ‘.
Denk je dat het plannen van je tijd betekent dat je zoveel mogelijk activiteiten op je takenlijst of in je agenda zet?
Als je dat doet, ben je weer harder aan het werken in plaats van slimmer.
Bekijk eens kritisch je takenlijst
De manier om slimmer en effectiever te werken, is dat deel van je activiteiten te identificeren, waardoor je de belangrijkste resultaten behaalt voor:
- Jouw carrière,
- voor jouw team,
- of voor de organisatie.
Als je deze activiteiten hebt geïdentificeerd ga je daar de meeste tijd aan besteden.
Gebruik daarvoor het deel van de dag dat je het meest energiek bent.
Voor de momenten dat je minder energiek bent doe je de activiteiten die het minste opbrengen.
Dus slimmer werken is niet meer doen, maar de belangrijke dingen doen als je het meeste energie hebt op de dag.
Hoe kun je vandaag al slimmer werken?
Ik geef je 5 tips die je direct al kunt toepassen.
1 Afleidingen beperken
Er zijn drie verschillende soorten afleidingen die ons overdag onderbreken:
- digitale media,
- andere mensen,
- en interne afleidingen.
Ik ga ze alle drie hieronder voor je langs.
A. Digitale media
Probeer enkele momenten op de dag te reserveren voor deze digitale afleiders.
Zoals vaste mailmomenten.
Je kunt bijvoorbeeld drie momenten plannen om de e-mail te checken:
- In de ochtend, na het voltooien van de belangrijkste taken,
- Bij terugkeer van je lunchpauze,
- Kort voor het einde van de werkdag.
Ervaar minder afleiding door het uitzetten van de notificaties op je mobiel en je computer.
Daardoor neem je zelf de regie weer in handen en bepaal zelf wanneer jij deze aandacht krijgen.
Check deze dan niet gedurende een activiteit maar tussen twee activiteiten of op vaste momenten.
B. Andere mensen
Concentratie vasthouden is al niet eenvoudig.
Open kantoortuinen of werken in de woonkamer met andere huisgenoten, helpen hier niet bij.
Zeker niet als er continue bellende en overleggende collega’s in je directe omgeving zijn.
Probeer te werken in een ongebruikte vergaderruimte, slaapkamer of zolder.
Gebruik duidelijke “niet storen”-signalen of investeer in een goede koptelefoon met noise canceling.
Door geconcentreerd te blijven, ben je veel productiever en zal ook de kwaliteit van het werk toenemen.
C. Interne afleidingen
Bij te weinig energie ga je sneller in op afleidingen.
Zorg daarom goed voor jezelf, door:
- Voldoende slaap,
- respecteer je lunchpauze,
- eet en drink voldoende.
Hulpmiddelen tegen afleiding: Acht tips tegen ongewenste interrupties.
2. Begin je dag met een plan
Er is niets erger voor je productiviteit dan een onduidelijk doel.
Kom je ’s ochtends moeilijk op gang, dan helpt het om een plan voor de dag te hebben.
Sluit je werkdag daarom af om al jouw prioriteiten voor de volgende dag vast te stellen op basis van de prioriteitenmatrix van Eisenhower/Covey.
Zorg dat je de volgende dag start met de belangrijkste taken.
Dat zijn vaak de taken waar je voor moet overwerken als je ze niet hebt gerealiseerd.
Mijn lijfspreuk is hiervoor: “Als je geen plan hebt voor de dag, kom je vanzelf in het plan van iemand anders terecht.”
Nog meer hierover weten? Ga naar: Het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips)
3. Maak (online) vergaderingen productief
Moet je wel naar iedere vergadering of deelnemen aan ieder online overleg?
Stel eerst deze vragen voordat je toezegt om deel te nemen:
- Is mijn aanwezigheid noodzakelijkerwijs nodig of heb ik voldoende aan de notulen?
- Is het mogelijk om op een online aanwezig te zijn, om onnodig reizen te beperken?
- Is er een agenda met de onderwerpen?
- Kunnen we de duur van de vergadering vooraf definiëren of beperken?
Wil je hier meer over weten: Zeven tips voor sneller vergaderen
Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
4. Groepeer vergelijkbare taken
Kun je gedurende de week gelijksoortige taken opsparen en er een vast tijdstip op de dag of in de week voor plannen?
Zoals bij
- bestellingen doen,
- facturen maken,
- betalingen doe
- en sociale media bijwerken,
- telefoongesprekken voeren,
- bijpraten met collega’s.
5. Leer “Nee”zeggen
Leer “Nee” te zeggen tegen onbelangrijke taken of geef ze alleen de tijd en het belang die ze verdienen!
Laat je niet misleiden door de gebruikelijke verzoeken als:
- “Het is dringend”,
- “zo snel mogelijk”,
- “het is een kwestie van leven of dood”.
Maak van je werkplek geen afvalputje waar alles terechtkomt wat anderen niet willen doen.
En gebeurt dat wel, ruil dan taken uit.
Ik doe iets voor jou, wil jij dan nu iets voor mij doen?
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
- Eisenhouwer prioriteitenmatrix. Wat is belangrijk en/of urgent.
- Nee zeggen op je werk, en toch gewaardeerd worden.
- Minder afleiding door je te stoppen met je e-mailverslaving.
- Sneller en efficiënter vergaderen. Gebruik deze zeven tips.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Waarom stel je dingen uit?
Goed je tijd beheren vergt een accurate planning.
Je kent die dagen wel, dat tijd voorbij vliegt.
“Alleen ga je sneller, maar met een team kom je verder.”
Hoe komt het dat je vaak achteraf pas voelt dat de klus die je hebt afgerond niet de juiste is geweest?
Werk je in een organisatie waar je periodiek wordt beoordeeld?