Drie valkuilen bij effectief tijdbeheer

Kun jij je tijd effectief beheren?

Goed je tijd beheren vergt een accurate planning.

Hoe weet je of jij daar goed in bent?

Stel jezelf eens de volgende vragen over jouw tijdbeheervaardigheden.

Kan ik goed:

• inschatten hoelang een taak gaat duren?
• bepalen of ik vandaag moet overwerken?
• prioriteiten stellen op basis van belangrijkheid en urgentie van taken?

Welke van de bovenstaande vaardigheden zou je kunnen verbeteren?

Vraag eens aan je collega of aan je leidinggevende hoe zij dat doen.

Je omgang met tijd veranderen is moeilijk, maar wel mogelijk.

Drie veelvoorkomende valkuilen bij effectief tijdbeheer

Je start natuurlijk met een plan voor de dag.

Door afleiding van anderen, mail, meldingen op je mobiel of een onrustige omgeving loopt dat geregeld mis.

Om beter te worden in effectief tijdbeheer waarschuw ik je alvast voor de volgende drie valkuilen.

1. Geen takenlijst maken.

Als je geen idee hebt wat er moet gebeuren, hoe kun je dan de hoogte van de prioriteit bepalen.

2. Meerdere taken tegelijk uitvoeren.

Multitasken lijkt misschien productiever maar is een denkfout.

Je brein is ongeschikt om meerdere focustaken tegelijkertijd uit te voeren.

Door het schakelen en verdelen van je aandacht ben je steeds opnieuw aan het concentreren. Naast tijd kost dat ook nog extra energie.

3. Niet kunnen inschatten hoe lang een taak duurt.

Bijvoorbeeld: Kun je de vraag die je per mail ontvangt binnen 10 minuten of in een uur beantwoorden?

Als je geen tijd kunt inschatten, is het beheren van je tijd of het stellen van prioriteiten onmogelijk.

Tijdbeheervaardigheden van effectieve professionals

Productiviteit heeft een directe relatie met het behalen van betere resultaten.

Om jouw efficiëntie en doeltreffendheid te verbeteren heb ik een aantal vaardigheden afgekeken van succesvolle mensen.

1. Start de dag met een plan

Door je dag in te delen en te plannen heb je meer grip op de voortgang van jouw langetermijnprojecten.

Anders verschuiven de dringende taken deze belangrijke projecten terzijde.

2. Begin je dag vroeg

De meeste mensen (80%) zijn ochtendmensen.

Effectieve mensen starten ’s ochtends vroeg om optimaal te profiteren van hun beste uren.

Daarnaast is er minder afleiding, totdat de rest aan het werk gaat. Ze worden hierdoor minder afgeleid door anderen.

Je kunt hier meer over te weten komen in het artikel: Een productieve ochtend met deze 5 tips.

3. Singletasken

Multitasken is een fabeltje. Daar kun je meer over te weten komen in het artikel Multitasken is een mythe.

Iemand die dat ontkent, houdt zichzelf voor de gek.

Echte efficiëntie en doeltreffendheid gaat over het focussen op één ding tegelijk en het afmaken van de taak voordat je verder gaat met de volgende taak.

4. Delegeren

Overal goed in zijn is natuurlijk onmogelijk.

Neem de tijd om er achter te komen waar je collega’s goed in zijn.

Of zijn er collega’s die het willen leren?

In plaats van te denken “In die tijd heb ik het zelf al gedaan”, kun je het inleren zien als een investering van tijd die zich in de toekomst gaat terugverdienen.

Jij kunt delegeren en loslaten als je het echt wil en de kansen daarvoor ook ziet.

Wil je tips over delegeren, kijk dan bij Vijf valkuilen bij delegeren.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

5. Vaker nee zeggen

Vaker “Nee” zeggen is één van de manieren om minder over te werken.

Tegen te veel vergaderingen ja zeggen is een fout die veel professionals maken.

Beperk je alleen tot de belangrijke vergaderingen en zeg nee tegen vergaderingen zonder duidelijke agenda of doel of beperk hun duur.

Vind je dit moeilijk, kijk dan eens bij mijn tips over Nee, zeggen en toch gewaardeerd worden op je werk.

6. Houd rekening met afleiding en onderbrekingen

Als je jouw dag helemaal vol plant, heb je nooit tijd voor onvoorziene zaken.

Begin met elke dag minimaal 1 uur vrij te houden voor ongeplande zaken zoals ad-hoc klussen en onderbrekingen.

Houd je hier geen ruimte voor, dan heb je iedere dag tijd te kort.

Heb je teveel onderbrekingen dan heb ik voor je 8 tips tegen ongewenste interrupties (met gratis deurhanger).

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Ook interessant

• Waarom wordt slim omgaan met je tijd steeds belangrijker?
• Het geheim van beter leren plannen en organiseren van je werk (7 tips).
• Wat is effectief timemanagement?

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.