E-mailstress? 7 tips om dit te voorkomen

Ga je voor jouw plan of het plan van iemand anders?

Herken je het gedrag dat je regelmatig je e-mail aan het checken bent?

Kijk jij dwangmatig in de ochtend, tijdens de lunch, op het toilet of voor het rode verkeerslicht naar je smartphone op zoek naar nieuwe berichten?

Hoe vaak gebeurt het niet dat verzoeken van anderen jouw geplande activiteiten doorkruisen?

De verleiding

Continu de verzoeken van anderen jouw wereld laten binnenkomen werkt verstorend.

De verleiding is dan groot om je geplande activiteit niet te starten of direct te stoppen en aandacht te besteden aan het laatste of luidste verzoek.

Door de huidige techniek ben je altijd op één of andere manier in verbinding met anderen.

Ook op momenten dat jouw volledige aandacht op iets anders gericht moet zijn.

Bijvoorbeeld tijdens een belangrijke vergadering, een telefoontje of tijdens een gesprek met je partner, kind of andere personen die 100% van jouw aandacht waard zijn.

Technisch probleem of menselijk probleem?

Vaak heeft de afleiding te maken met de natuurlijke nieuwsgierigheid van ieder mens.

Het ligt dus niet aan het gereedschap, zoals je computer, tablet of smartphone.

Maar het ligt aan de gewoonte.

Sommigen zijn verslaafd aan sociale media, televisie of spelletjes op de mobiel.

Daarnaast zijn steeds meer mensen verslaafd aan het checken van hun e-mail.

De hoge frequentie van het checken van je e-mail geeft alleen maar meer onrust en is een aanslag op je productiviteit.

Beter leren plannen en organiseren?
Volg onze Training Professioneel Timemanagement

Angst of sensatie veroorzaakt vaak deze verslaving, die je op verschillende manieren ervaart. Zoals, dat er:

• nog onbeantwoorde vragen open staan,
• misschien belangrijk nieuws gemist wordt,
• slecht nieuws binnenkomt, of
• een leuk bericht binnenkomt.

Het even snel checken van je e-mail lost dit maar tijdelijk op.

Het verlies van focus op je huidige werkzaamheden is een belangrijk nevenverschijnsel waarbij een daling van je productiviteit optreedt.

Daarnaast kost het steeds maar schakelen en multitasken veel mentale energie.

Je ervaart hierdoor, aan het einde van de dag, een grotere vermoeidheid.

(De tekst gaat door onder deze video.)

Zo krijg je de touwtjes weer in handen door slimmer werken

Herkennen van het negatieve effect van angst of sensatie bij frequent checken van je e-mail is de eerste stap.

Daarna sta je pas open om er ook iets aan te doen.

Hieronder heb ik zeven tips voor jouw:

• Vaste tijden instellen voor het checken van je e-mail,
• uitzetten van waarschuwingssignalen, pop-ups of envelopjes bij nieuwe mail,
• smartphone niet meenemen naar je slaapkamer, maar koop een ouderwetse wekker,
• de weergave van het aantal nieuwe berichten uitzetten,
• de mail-app niet op je beginscherm van je smartphone zetten,
• moeilijk maken van het checken van mail, door de mail-app te verstoppen in een submap,
• zet ook bij korte vakanties, ziekte of lang weekend je automatische afwezigheidsmelding aan.

Tijdens onze populaire training “Je voornemens de Baas” over Professioneel Timemanagement is dit een veel voorkomend thema (klik hier voor meer informatie).

Maar zoals zoveel oplossingen bij timemanagement, uitstelgedrag, prioriteiten stellen en plannen is de kern meestal dat jij de controle moet hebben over je gewoontes, in plaats van dat de gewoontes controle over jou hebben.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Meer e-mail productiviteit : Hoe slacht je het e-mailbeest?
• Het geheim van “Stop met mail lezen en start met werken”
• Achterstand e-mail wegwerken in 3 stappen

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 8 nov Eindhoven (bijna vol), 11 nov Zwolle, 22 nov Amsterdam (bijna vol), etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.