Gratis MS Outlook instructie video’s
Outlook video met slimmer werken instructies
Gratis MS Outlook videos voor meer resultaat en effect en om slimmer werken te bevorderen.
N.a.v. veel vragen tijdens onze timemanagement training “Je voornemens de Baas” hier een aantal korte instructies hoe je MS Outlook zo inricht voor het slimmer werken.
(Volg nu onze populaire training Professioneel Timemanagement.
Alleen als je dit zelf wilt !
)
Inhoudsopgave
- e-mailmap aanmaken
- takenmap aanmaken
- e-mail omzetten in taak
- e-mail omzetten in taak met mail als bijlage
- e-mail omzetten in een taak in Outlook Web App van Office 365 OWA
- automatisch e-mail verplaatsen naar map
- automatisch CC e-mails verplaatsen.
- e-mail ontvangst melding (pop-up) uitschakelen
- bijlage in een taak toevoegen
- hyperlink in een taak toevoegen
- zoeken in alle mappen
- instellen afwezigheidsassistent bij afwezigheid
- taken in agenda weergeven in dag en weekoverzicht
- herbruikbare tekstblokken voor e-mailberichten maken
- e-mail bericht met beperkte houdbaarheid, verlooptijd
- handboeken over MS Outlook
De meeste instructies werken ook in de wat oudere MS Outlook versies, zoals MS Outlook 2003, 2010, 2013 en 2016.
Outlook video E-mailmap aanmaken
Het is niet overzichtelijk om alle e-mails in MS Outlook maar in je Postvak-in te laten staan.
Als een e-mail is afgewerkt kun je deze het beste archiveren in een andere e-mailmap. In deze Outlook instructie video wordt uitgelegd hoe je een eigen Outlookmap voor e-mailberichten kan maken. Bijvoorbeeld om alle afgewerkte mails in op te slaan.
Video: In MS Outlook E-mailmap aanmaken (51 sec)
Outlook video Takenmap aanmaken
Gebruik je MS Outlook om naast je mail ook je taken bij te houden?
Dan ben je niet beperkt tot maar één takenmap die standaard in MS Outlook aanwezig is.
Je kunt zelf naar behoefte voor iedere soort werkzaamheden een eigen takenmap aanmaken.
Video: In MS Outlook Takenmap aanmaken (1 min 4 sec)
Outlook video E-mail omzetten in taak
Als je elke keer het e-mailbericht moet openen om te bepalen wat je hier mee moet doen kost dit tijd.
Beter is om na de eerste keer lezen direct een beslissing te nemen. Leg deze beslissing dan vast in een taak, waarbij je tevens de inhoud van het e-mailbericht kunt zien.
In deze gratis outlook video vind je de instructie hoe je op een eenvoudige en snelle manier van een e-mail bericht een taak kan aanmaken in MS Outlook 2013.
Video: In MS Outlook Taak maken van e-mailbericht (2 min 7 sec)
Mail omzetten naar taak met mail als bijlage
Mail een taak maken in Outlook, waarbij de mail als bijlage in de taak is opgenomen.
Sleep met je rechtermuisknop de mail naar de takenmap.
Laat de rechtermuisknop los. Je krijgt dan een klein pop-up menuutje te zien.
Kies de tweede optie “Hierheen kopiëren met taak als bijlage”
Outlook maakt dan direct een nieuwe taak aan.
Het onderwerp van de mail wordt het onderwerp van de taak.
Er komt een kopie van de mail als bijlage in de taak. Deze wordt weergegeven als een envelop in het opmerkingenveld van de taak.
Je kunt daar nog zelf extra tekst bij zetten.
Ben je klaar, klik dan op de knop met ”Opslaan en sluiten”
Video: Mail omzetten naar taak met mail als bijlage (1 min 24 sec)
Mail omzetten in een Taak in Outlook Web App van Office 365 (OWA)
In de webversie van Outlook van Office 365 (OWA) zit een handige truc waarbij je een e-mail rechtstreeks naar het taakvenster kunt slepen en daardoor een taak maakt op basis van die e-mail.
Kijk even naar dit trucje, want die is totaal anders dan mails omzetten in taken in de PC versie van Outlook.
Hier is een korte uitleg hoe je extra takenmappen kan aanmaken en met verslepen (drag-and-drop) een taak kunt koppelen aan de originele e-mail.
Heel handig!
Video: Mail omzetten in een Taak in Outlook Web App van Office 365 OWA (2 min 36 sec)
Outlook video Automatisch e-mail verplaatsen naar map
Ontvang jij ook regelmatig e-mails van afzenders die jij niet belangrijk vindt?
Hier leer je hoe je automatisch MS Outlook kan instellen dat de mail van deze onbelangrijke afzenders automatisch verplaatst worden naar een map van jouw keuze.
Video: In MS Outlook Automatisch filteren van e-mailberichten (1 min 38 sec)
Outlook Video Automatisch CC e-mails verplaatsen.
Wil jij ook minder CC e-mail in je inbox? Dan heb ik voor jou een korte instructievideo hoe je in MS-Outlook automatisch e-mailberichten waarbij jouw e-mailadres in de CC staat kan verplaatsen naar een andere map.
Video: In MS Outlook Automatisch CC mailtjes filteren (1 min 51 sec)
Outlook video E-mail ontvangst melding (pop-up) uitschakelen.
Herken je dit? Zit je net lekker te werken, word je gestoord door een email melding.
Waarmee je direct je concentratie verliest.
Zo zet je deze email meldingen uit.
Video: In MS Outlook E-mail pop-up meldingen uitzetten (1 min 19 sec)
Outlook video Bijlage in een taak toevoegen.
Je gebruikt de takenlijst van Outlook om al je to-do’s te beheren. Maar wat doe je met documenten zoals Word Excel PowerPoint PDF of plaatjes die je bij het uitvoeren van je taak nodig hebt. N.a.v. veel vragen tijdens onze populaire timemanagement training “Je voornemens de Baas” hier een korte instructie hoe je in MS Outlook 2013 bij een taak een bijlage kan invoegen. Je kunt zelfs meerdere bijlages aan een taak koppelen.
Video: In MS Outlook Bijlage in een taak toevoegen (2 min 8 sec)
Outlook video Hyperlink in een taak toevoegen.
Je gebruikt de takenlijst van Outlook om al je to-do’s te beheren. Maar wat doe je met documenten zoals Word Excel PowerPoint PDF of plaatjes die je bij het uitvoeren van je taak nodig hebt. N.a.v. veel vragen tijdens onze populaire timemanagement training “Je voornemens de Baas” hier een korte instructie hoe je in MS Outlook 2013 bij een taak een hyperlink kan invoegen naar een document. Je kunt zelfs meerdere documenten aan een taak koppelen.
Video: In MS Outlook Hyperlink in een taak toevoegen (2 min 5 sec)
Outlook video Instellen voor zoeken in alle mappen.
Hoe stel je standaard zoeken in alle mappen in? Eén van de opties van MS Outlook die je kunt instellen is het standaard zoeken in alle beschikbare mappen en archieven van je postvak. Type je iets in het zoekveld dan gebruikt MS Outlook normaal de map die je de laatste keer hebt geopend. Je kunt bij de opties instellen dat Outlook voortaan altijd alle mappen van je emailaccount doorzoekt. In deze gratis Outlook video wordt dat stap voor stap uitgelegd.
Video: In MS Outlook Instellen zoeken in alle mappen (1 min 19 sec)
Outlook video Instellen afwezigheidsassistent / automatische mail bij afwezigheid
Als je afwezig bent, door ziekte, vakantie, of dienstreis, dan kun je Outlook automatisch een antwoord laten sturen naar de personen die jou een mail sturen.
Dit heet de afwezigheidsassistent die automatisch een afwezigheidsmail ( auto-reply mail ) kan sturen. Instellen hiervan is niet moeilijk. Met dit korte filmpje leg ik uit hoe dat werkt.
Video: In Outlook Afwezigheidsassistent instellen (1 min 24 sec)
De functie ‘Automatische antwoorden (bij afwezigheid)’ of ‘Wizard Afwezigheid’ is niet beschikbaar voor niet-Exchange-accounts (geen bedrijfsmailserver of Office 365), zoals Outlook. Alternatief is het gebruik van Regels en waarschuwingen om een afwezigheidsbericht in te stellen. Maar dat werkt alleen bij niet-Exchange-accounts als Outlook opgestart is.
Outlook Video Taken in agenda weergeven in dag en weekoverzicht
Krijg beter overzicht over je werkzaamheden door in je Outlook agenda op één scherm je afspraken maar ook je taken te tonen. In deze korte video krijg je de instructies om tegelijkertijd je taken onder de dagen van de week te tonen in je agenda van Outlook. Dit kan eenvoudig via de instellingen onder Takenlijst – Vandaag.
Je takenlijst in je agenda zichtbaar maken (1 min 8 sec)
Outlook video Herbruikbare tekstblokken voor e-mailberichten maken
Tijd besparen met standaard tekstblokken via Outlook snelonderdelen.
Gebruik regelmatig terugkerende dezelfde tekst door standaard bouwstenen met tekst te gebruiken het Outlook emailprogramma.
Deze kun je invoegen tijdens het schrijven van je mail via het tabblad Invoegen, keuze Snelonderdelen.
Te gebruiken in Outlook voor Microsoft Office 365 Outlook 2019 Outlook 2016 Outlook 2013 Outlook 2010 Outlook 2007
Herbruikbare tekstblokken voor e-mailberichten maken (2 min 48 sec)
e-mail bericht met beperkte houdbaarheid, verlooptijd
Je kunt een verlooptijd voor een e-mailbericht instellen in Outlook als er een vervaldatum van de geldigheidsduur is.
Soms is een e-mailbericht maar voor een beperkte tijd actueel. Daarna moet deze vervallen.
Je kunt dan denken aan een mail over het inschrijven voor een event of de reparatie van de lift, waardoor je collega’s tijdelijk via de trap naar een andere etage moeten gaan.
Zo’n vervaldatum of verlooptijd kun voor het verzenden van de mail instellen via de eigenschappen van het bericht.
Verlooptijd of vervaldatum voor een e-mailbericht instellen (1 min 31 sec)
