Hoe jij ook jouw e-mailstapel kan verkleinen.
Was je mailbox maar een gewone brievenbus!
“Knettergek word ik van mijn mailbox”.
Deze noodkreet hoor ik regelmatig en ik snap het helemaal.
E-mail voelt soms als een bodemloze put waar je maar in blijft graven, terwijl er ondertussen nog tien nieuwe scheppen zand bovenop worden gegooid.
Als ik vraag waarom die mailbox zo’n bron van frustratie is, krijg ik steevast antwoorden als:
📌 “Het einde komt nooit in zicht!” – Alsof je een marathon rent en bij elke mijl een bordje ziet: “Nog 10 km te gaan!”
📌 “Het is zoveel!” – Een tsunami van ongelezen berichten die je dreigt mee te sleuren, terwijl je wanhopig probeert te surfen op een bureaustoel.
📌 “Ik verlies het overzicht!” – Je begint met opruimen, maar voordat je het weet, ben je een archeoloog die eeuwenoude mails opgraaft waarvan je niet eens meer wist dat ze bestonden.
📌 “Ik voel me schuldig dat mijn inbox zo vol zit!” – Alsof je een koelkast vol verlopen yoghurtjes hebt en elke keer dat je ‘m opent, fluisteren ze: “Waarom heb je ons vergeten…?”
📌 “Veel mails zijn zo onduidelijk, het lijkt wel een proefwerk tekstverklaren!” – Je verwacht een simpele vraag, maar krijgt een cryptische tekst waar zelfs Sherlock Holmes een hoofdpijn van zou krijgen.
Herkenbaar?
Misschien is het tijd om je inbox niet langer als vijand te zien, maar als een tam dier dat met de juiste training best in het gareel te krijgen is.
Werkdruk beu? Tem je werk met onze TrainingProfessional Timemanagement
Post waar je niet gek van wordt
Tijdens mijn workshops, cursussen en lezingen over “Je voornemens de Baas” (Timemanagement) aan professionals en ondernemers vertel ik de overeenkomst met je brievenbus in het echte leven.
Als daar de postbezorger komt en je trakteert op een stapeltje brieven, tijdschriften en folders word je daar toch ook niet knettergek van.
Waarom is dat eigenlijk?
Wat je niet met je post moet doen!
Stel je hoort thuis je brievenbus klapperen.
Je loopt naar de voordeur en pakt de zojuist bezorgde brieven van de deurmat op.
Je scheurt de envelop open en leest de brief.
Nadat je de brief hebt gelezen denk je, dat is interessant.
Vervolgens stop je de brief weer terug in zijn envelop, plakt hem dicht en gooi je hem weer op de deurmat.
Doe je dat?
Ik denk het niet.
Elektronische post vormt helaas geen stapel.
Natuurlijk zal niemand deze manier van postverwerking toepassen.
Want het gevolg is dat na een maand of twee er een zodanige grote stapel post ligt, dat je jouw eigen voordeur niet meer in kan.
Maar waarom doen veel mensen dit dan wel met hun e-mail, hun elektronische post?
Waarschijnlijk omdat dit geen belemmerende stapel bij je voordeur vormt.
De duidelijkheid van fysieke post.
Een afzender besteedt overduidelijk aandacht aan de inhoud van een fysieke brief.
Indien je een brief per post ontvangt, dan is meestal direct duidelijk wat de schrijver van het document bedoelt en wat men van jou wil.
Bijvoorbeeld:
- Een aanbieding voor het extra verzekeren voor je inboedel of,
- een geweldige aanbieding voor een energiecontract of,
- een rekening met het vriendelijke verzoek deze binnen 30 dagen te betalen.
Je hebt direct duidelijk wat jouw eerstvolgende actie is als je het bericht leest.
De onduidelijkheid van elektronische post.
Heel anders is het gebruik van berichten via e-mail.
De afzender heeft snel zijn verzoek in een paar regels getypt en naar jouw e-mailadres gestuurd.
De afzender hoeft daarvoor niet achter het bureau vandaan te komen om het bericht te versturen.
Men hoeft zich ook niet druk te maken over postzegels.
Dus waarom volledig of duidelijk zijn in je e-mailbericht?
De ontvanger kan toch op de gelijksoortige laagdrempelige manier vragen stellen over het e-mailbericht, als er iets niet duidelijk is?
En zo gaan er meerdere e-mailberichten heen en weer voor het verduidelijken van het verzoek.
De oplossing voor het verkleinen van de digitale stapel.
Mocht je een e-mailbericht krijgen, met een voor jou belangrijk onderwerp.
Bepaal dan eerst wat het gewenste resultaat is van het verzoek.
Bepaal dan de eerst volgende uitvoerbare stap die je moet doen om tot dit gewenste resultaat te komen.
Doe deze eerste stap direct, of doe het later, door deze op je takenlijst te schrijven of in je agenda te noteren.
Bijvoorbeeld op het verzoek voor het aanleveren van een verkoopprognose voor komende periode, kan het opvragen van de werkelijke cijfers van de vorige periode de eerste stap zijn.
Indien het e-mailbericht niet duidelijk is over het gewenste resultaat en het is wel een belangrijk onderwerp voor jou, neem dan persoonlijk contact op met de afzender voor een nadere uitleg.
Probeer je vooral in het begin te beperken in het terugsturen van een e-mailbericht met aanvullende vragen.
Hierop krijg je waarschijnlijk weer onduidelijke antwoorden.
Want wat je niet wilt is een eindeloze “mailversatie” (conversatie via de mail), die alleen maar je digitale stapel zal vergroten.
De telefoon gebruiken of langs lopen hiervoor bij de afzender is dan effectiever.
Dus blijf niet meer aanmodderen met je volle mailbox en ga doorpakken door bij ieder verzoek na te denken over een concreet uitvoerbare actie.
Zo blijf je niet meer voortprutsen met de digitale post.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 14 april ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Video: How to Write an Email (No, Really) | Victoria Turk | TEDxAthens
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- Kostbare tijd verliezen door email-dopamineverslaving. Wat kun je er tegen kunt doen?
- Meer email productiviteit : Hoe slacht je het e-mailbeest?
- De echte functie van de email-inbox.
- Zeven stappen om niet meer in je e-mailbox te leven
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 4 apr Rotterdam, 14 apr Amsterdam, 21 mei Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
