Zeven stappen om niet meer in je mailbox te leven

Onbewust dwangmatig je mail checken?

Hoeveel keer check jij per dag op je computer of je smartphone je mail, 10, 20, 30 keer of nog meer?

Check je de mail via je smartphone tijdens een vergadering, een gesprek, tijdens het eten, bij het opstaan uit bed of op het toilet?

Reageer jij op iedere pingel van je mailprogramma of smartphone?

Wie bepaalt jouw dagindeling?

Is dat het vandaag ontvangen bericht of jijzelf?

Onbewuste afleiding

Net als jij en veel andere kenniswerkers weet je dat afleidingen door telefoon, langslopende collega’s of klanten een aanslag zijn op je productiviteit.

Maar onbewust wordt de afleiding van de altijd dringende mailbox toch toegestaan.

Hoe kan dat nu?

Rond 1990 was e-mail er niet voor iedereen.

Alleen medewerkers die kon aantonen dat zij het nodig hebben kregen toegang tot het e-mailaccount van het bedrijf.

Toen had je geen of nog maar weinig persoonlijke e-mailadressen.

Het was daarom ook bijzonder als je een e-mail kreeg.

Daarna is de ellende begonnen

Kort daarna ontdekte men e-mail als laagdrempelig en goedkoop medium om met elkaar te communiceren.

Omdat het bijna gratis is en het zo lekker snel en direct is, kreeg iedereen een e-mailadres.

De hoeveelheid e-mails is hierdoor explosief gegroeid.

Maar nog steeds lijkt het wel of ieder mailtje bijzonder is, dat direct geopend moet worden.

Oorzaak van de e-mailverslaving

Direct reageren op mail is waarschijnlijk niet noodzakelijk.

Tenzij je een helpdeskmedewerker bent of werkt bij een klantenservice, die als doel heeft zo snel mogelijk van klagende klanten weer tevreden klanten te maken.

Veel van de ontvangen mailtjes zijn niet relevant.

Ze bestaan uit spam, phishing, social media updates, herinneringen of commerciële aanbiedingen.

Maar soms en op onregelmatige tijden zit er wel een leuke of interessante mail in je mailbox.

Deze onregelmatige beloning is de reden dat e-mail verslavend werkt.

Net zoals het risico op verslaving bij gokken op een fruitmachine, of wel de ”eenarmige bandiet”.

Vandaar dat we regelmatig dwangmatig onze mail checken.

Het is geen informatiestress maar informatieverslaving.

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Productiviteitsprobleem

Mail kost je veel aan dagelijkse productiviteit.

Dat kan voor iedereen verschillend zijn en is  afhankelijk of je gefocust was op je taak.

Was je een complexe of simpele handeling aan het doen voorafgaande aan de onderbreking?

Dan kan het lang of korter duren om je onderbroken werk weer op te pakken.

Je denkt dat je productief bent omdat je veel mails hebt verwerkt, maar er is geen goede scheiding meer tussen hoofdzaken en bijzaken.

Je laat je leiden door de prioriteiten van anderen.

En als je zelf geen plan hebt voor deze dag, dan kom je in de plannen van anderen terecht.
(tekst gaat verder onder de foto)

Wat helpt niet?

In sommige organisaties wordt er een e-mailvrije dag gehouden.

Maar de volgende dag komen alle opgespaarde mailtjes samen met de nieuwe mailtjes gewoon weer binnen.

Daardoor vervalt men weer in de oude gewoontes met als ongewenste bonus een extra volle e-mailbox.

Wat helpt wel?

Wat wel helpt is je gewoontes veranderen. Hieronder staat hoe je dit in 7 eenvoudige stappen gedaan krijgt.

• Stap 1 Erken eerst dat je veelvuldig e-mail checken je uit je concentratie haalt.
• Stap 2 Zet die pop-ups en geluidjes uit als teken voor een nieuw bericht.
• Stap 3 Sluit je mailprogramma af of open alleen het scherm met je agenda.
• Stap 4 Als je nu meer dan 30 keer per dag (gemiddeld om het kwartier) je mail checkt dan is het erg moeilijk om terug te gaan naar maximaal 3 keer per dag. Start daarom met één keer per dag een half uur geen e-mail te checken.
• Stap 5. Lukt dat, breid dat dan uit met steeds een half uur. Totdat je dit 3 uur vol kan houden.
• Stap 6. Kies maximaal 3 vaste momenten waarop je jouw mail checkt en probeer je daar aan te houden.
• Stap 7. Omdat iedereen verwacht dat je, net als vroeger, direct op mailberichten reageert, moet je nu aan verwachtingsmanagement gaan doen. Zet daarom in je automatische ondertekening van je e-mailbericht dat je maar een paar keer per dag je mail op nieuwe berichten controleert. Vermeld dan meteen wat de juiste manier is om je te bereiken als het urgent is. Hieronder een voorbeeld.

“Ik controleer maar enkele keren per dag mijn e-mail. Voor dringende zaken graag dit melden via Whatsapp op 06-1233567 of via het telefoonnummer van onze afdeling 073-1231234. Daar is bekend wanneer ik weer beschikbaar ben.“

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Hoe jij ook jouw e-mailstapel kan verkleinen.
• Het geheim van “Stop met mail lezen en start met werken”
• Achterstand e-mail wegwerken in 3 stappen.
• E-mailstress? 7 tips om dit te voorkomen.
• Acht snelle tips voor minder e-mails in je inbox.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.