Meer productiviteit met mail: Hoe slacht je het e-mailbeest?

Hoe kom je van dit volle mailbox af?

Hoe groot is de rust die uit gaat van een lege mailbox?

Is jouw mailbox nog nooit leeg geweest?

In hoeverre herken je de mentale druk van alle nog onverwerkte e-mailberichten?

Het is net als zwaartekracht.

Pas als deze weg is, merk je pas hoe deze druk op je in werkt.

Vraag maar aan André Kuipers, onze Nederlandse astronaut.

De echte functie van je mailbox

Je mailbox is alleen maar een plek waar je mail binnenkomt.

Het digitale vangnet van alle elektronische berichten die anderen naar je toesturen.

Eigenlijk is dit dezelfde functie als je deurmat waarop dagelijks je post uit je brievenbus valt.

Ik ga er vanuit dat je de post van de deurmat oppakt, deze doorleest, maar de envelop niet dichtplakt en terug op de deurmat gooit.

Want dan kun je over een tijdje niet meer door je deur, door deze grote stapel fysieke post.

Je inbox is de digitale deurmat

Grote kans dat je het open maken van de mail, lezen en laten liggen wel met je inbox doet.

Bijvoorbeeld door deze weer op ongelezen te zetten.

De reden dat een mailbox vol is, is dat er nog zaken zijn waar je iets mee moet doen.

Bijvoorbeeld nadenken over een antwoord, uitzoeken van de vraag, of misschien is de mail in de toekomst nog van belang.

De urgente en belangrijke zaken heb je waarschijnlijk al afgehandeld of op gereageerd.

De oplossing: Neem direct een beslissing

De oplossing voor de emailstapel is eenvoudig.

Op het moment dat je het emailbericht leest neem je direct een besluit.

Voor ieder emailbericht heb je de volgende keuzes:

• Verwijderen. Zaken die niet interessant zijn of na het lezen niet bewaard hoeven te worden, kun je direct verwijderen met je DEL-knop op je toetsenbord.
• Archiveren: Informatie waar voor jou geen actie aan zit, berg je op in een archiefmap. Terugvinden kan eenvoudig met de geavanceerde zoekfunctie van je mailprogramma.
• Delegeren: Kun je iets door iemand anders laten doen, of is het niet jouw taak, dan leg je de opdracht op iemand anders zijn bordje door de mail door te sturen.
• Beantwoorden: Kun je het antwoord binnen 2 minuten schrijven, doe dat dan direct.
• Later: Is er geen acute reactie gewenst, maar kan dat ook volgende week of later, sleep de mail dan in het mapje  Later’.
• Afhandelen: Duurt het antwoord of de gewenste actie langer dan 2 minuten maar wil je deze als je tijd hebt wel zo snel mogelijk afhandelen, sleep het bericht dan in een map met de naam Afhandelen (of to-do).

Beter leren plannen en organiseren?
Volg onze Training Professioneel Timemanagement

Stop het oneindig mail checken

Je “mail doen” is nadenken wat je met de mail gaat doen.

Je neemt eerst een besluit over alle binnengekomen mail.

Je maakt de keuze verwijderen, archiveren, doorsturen (delegeren), beantwoorden, later doen of direct afwerken.

Daarna ga je de acties die volgen uit dit besluit pas uitvoeren.

Door deze twee stappen te scheiden, kom je tot een lege mailbox.

Het voordeel is dat je hierdoor beter overzicht hebt over je werkvoorraad en snel kan beslissen wat de volgende taak is die je aanpakt.

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Kostbare tijd verliezen door email-dopamineverslaving. Wat kun je er tegen kunt doen?
• De echte functie van de email-inbox.
• Zeven stappen om niet meer in je e-mailbox te leven

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.