Plannen van een project, begin met het “Waarom”, dan pas met het “Wat”

Help, hoe plan ik dit project?

Edwin C. Bliss, de auteur van Getting Things Done: The ABCs of Time Management, zegt dat wat de omvang van een taak ook is, het menselijk brein werkt altijd volgens een planningsmodel werkt.

Dit zijn vijf stappen die het brein doorloopt om de taak af te werken.

Dit zit onbewust al heel lang in ons brein.

Bijvoorbeeld: Je wilt ontspannen en even een luchtje scheppen. Je stelt je voor dat je lekker in de buitenlucht loopt. Je brein vult onbewust alle stappen in die je moet zetten om je doel te bereiken. Daar hoef je zelf geen moeite voor te doen om dit te bedenken, namelijk:

• Opstaan uit je stoel,
• Loop naar de kapstok,
• Pak je jas,
• Open de voordeur,
• Ga naar buiten,
• Doe de voordeur achter je dicht.

Eigenlijk te simpel voor woorden om dit stap voor stap bewust te denken. Dit gebeurt dan ook voornamelijk in je onderbewustzijn, op je automatische piloot. Waarom? Omdat je dit bijna al je hele leven doet. Het is een natuurlijke manier om vanuit de huidige staat doelbewust naar het gewenst resultaat te gaan.

De natuurlijke methode van plannen

De natuurlijke methode van plannen zit al heel lang onbewust in ons brein. We kunnen deze daarom eenvoudig toepassen voor het plannen complexere taken of voor het plannen van een project.

Dit is beschreven in 5 opvolgende stappen van het plannen:

1. Het waarom. Hierin bepaal je wat de reden en principes zijn die je toepast op elke beslissing in het project. De vraag is daarom: “Waarom doe ik dit project?”.
2. Visualiseer de gewenste uitkomst, het “Wat”. Hierin stel je jezelf voor hoe het project er succesvol er uit ziet, of hoe dit voelt voor de betrokkenen. Het doel wordt beschreven als gewenste resultaat.
3. Brainstormen. Brainstormen genereert de ideeën om tot het gewenste resultaat te komen. Ook wel het “Hoe” genoemd. Bewaar alle ideeën, goed of slecht op papier. Beoordelen komt namelijk later. Een handig hulpmiddel hierbij is het gebruik van een mindmap , ook wel eens Wordspin genoemd.
4. Organiseren. Nadat alle ideeën uit je hoofd op papier staan zullen ze nog beoordeeld en geordend moeten worden. Om er achter te komen wat het belangrijkste is, zet je ze per deelproject bij elkaar en sorteer je ze op volgorde van af te handelen en prioriteit.
5. Eerst volgende actie. Nu moet je de eerst volgende actie bepalen van het project (of ieder deelproject). Dit is de eerste logische uitvoerbare taak die het project dichter bij de gewenste uitkomst van het project (of deelproject) brengt.

De vijf stappen zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden

De mate van succes is afhankelijk van de zwakste schakel. Indien het project nog teveel in je hoofd rond blijft zoemen, dan is dit een indicatie dat er één of meerdere stappen niet volledig zijn uitgevoerd. Loop ze dan nog even na of er soms nog meer planning nodig is.

Wil je zonder stress voortgang houden in je project?

Wil je ook nooit meer waardevolle tijd verliezen bij het dagelijks bepalen van de door jou uit te voeren eerst volgende taak? Wil je overzicht en controle te houden over al je projecten en losse activiteiten dan het je “Een Helder Hoofd” nodig.

Publicaties hierover
Bliss, Edwin C. Getting things done: The ABCs of time management. New York: Scribner, 1976.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.