Het geheim van snel kiezen wat je wel of niet doet

Heb jij ook altijd een supervolle week?

Altijd druk? Dan is het “Ja”-zeggen tegen het ene automatisch een “Nee” tegen iets anders.

Ze zeggen wel eens: “Tijd is geld”

Net als tijd is geld maar eenmaal uit te geven.

Tik-tak-tik-tak

Maar geld kun je op de bank zetten en later gebruiken.

Bij tijd is dat niet zo.

Je kunt de tijd niet opsparen. De klok tikt door.

Soms krijg je intuïtief een idee om iets te gaan doen.

Een klant of een aardige collega vraagt je om een gunst.

Je bent een behulpzame collega en begint er direct aan.

Achteraf blijkt dat het niet zo handig is geweest om hieraan direct tijd te besteden.

Je komt daardoor in tijdnood bij andere zaken die je nog moet afhandelen.

Moet ik dit nu doen?

Vaak is de oorzaak hiervan dat je liever direct handelt dan eerst na te denken of de taak wel bij jou hoort.

Zoals nadenken of er misschien iemand anders is die dit kan uitvoeren.

Of het wel een belangrijke en urgente taak is, of het direct moet en of het wel de juiste manier is om de taak uit te voeren.

Vooraf keuzes maken

Dit kun je oplossen door vooraf al na te denken waar je focus ligt.

Het helpt om snel te kiezen door dit heel concreet te maken.

Een mooi hulpmiddel dat ik vaak gebruik bij het coachen van druk bezette personen is de Ja/Nee lijst.

Ja/Nee lijst

Regelmatig laat ik eerst de weken vooraf aan het coachen van een deelnemer een logboek bijhouden van wat je allemaal doet en hoeveel tijd dit kost.

Met deze lijst gaan we dan aan de slag.

Je kunt dit natuurlijk ook zelf doen.

Je pakt een leeg vel papier en verdeelt dit met een verticale streep in tweeën.

Bovenaan de linker kolom schrijf je met grote letters “JA” en de rechter kolom krijgt een “NEE”.

In de linker kolom komen de klussen te staan die bij je rol en functie horen.

In de rechter kolom komen de klussen die niet bij je rol en functie horen en je eigenlijk niet had moeten uitvoeren.

Maar in deze “Nee”-kolom komen ook de klussen die je kunt delegeren aan anderen.

Vooral de taken waar je minder goed in bent.

Het is dan alsof je een IKEA-kast in elkaar probeert te zetten zonder handleiding – het kost veel tijd en eindigt soms toch met een extra schroef over. Sommige dingen kun je beter overlaten aan de pro’s, zodat jij je kunt focussen op wat je écht goed doet.

De Ja/Nee-lijst—geniaal! Het is net als boodschappen doen met een lijstje: minder kans dat je met een chocoladecake thuiskomt terwijl je alleen melk nodig had . Focus is key!  Hoe vaak staat ‘Nee’ op jouw lijstje deze week?”

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Tijd te kort?

Door het bijhouden van een logboek weet je hoeveel tijd iedere klus duurt.

Kost het totaal van de klussen in de “Ja”-kolom meer tijd dan je hebt, dan zit daar het probleem.

Bekijk dan nog een keer naar de “Ja”-kolom en verplaats zaken van links naar rechts, van de “Ja”-kolom naar de “Nee”-kolom.

Kun je hierover moeilijk zelf beslissen, bespreek dit dan met je manager.

Overleg hoe je leidinggevende denkt dat jij de taken binnen de normale werkweek kunt afhandelen.

Inzicht biedt hulp

Voor jouw leidinggevende geldt dat als de taken inzichtelijk zijn met hoeveel tijd jij er aan besteed hebt, hij/zij er ook iets verstandigs over kan zeggen.

Je wordt dan niet afgescheept met de boodschap “Ga jezelf beter organiseren”, of met de tekst “We hebben het allemaal druk”.

Want zeg nou zelf, als je leidinggevende écht weet hoeveel tijd je aan die taken besteedt, kunnen ze niet meer wegkomen met de klassieker: ‘We hebben het allemaal druk’

Het is net als een voetbalwedstrijd analyseren—je kunt pas coachen als je weet wie de bal het vaakst naar de verkeerde kant schopt.

Organisatie begint met inzicht!”

---

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

---

Vind je dit artikel interessant?

Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:

• Tijd is Geld. Beleggen in Time-management op lange termijn.
• Assertiviteit: Nee, zeggen en toch gewaardeerd worden op je werk.
• Het geheim van focus op je doel.
• Delegeren. Vijf valkuilen die je kunt voorkomen.
• In 3 stappen controle en overzicht over je werk.

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

1. Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?

   Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox

2. Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?

   Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.

3. Wil je met je team of afdeling productiever worden?

   Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.

4. Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?

   Vraag dan hier een offerte aan.

5. Ga je graag zelf aan de slag?

   Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op 073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.