Takenlijst of to-do lijst met deze 8 nuttige tips die wel werken

Door Eric van den Heuvel

Takenlijsten. Sommige houden er van anderen vinden het verschrikkelijk

Drukke periodes hebben we allemaal wel een keer. Je takenlijst ziet er dan overvol uit.

Er komt dan meer op je af dan je tijd hebt.

Hoe houd je dan overzicht over alles wat je nog moet doen?

Een takenlijst wordt al gauw een “takke”-lijst die je alleen maar met afgrijzen bekijkt als je er op de verkeerde manier mee omgaat.

Het lijkt wel of deze takenlijst steeds langer wordt.

Hoe krijg je dan wel een lijst waar je zonder weerzin mee werkt?

Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement

Onduidelijke acties

Vaak wordt een takenlijst verkeerd gebruikt. Hierdoor kom je niet in de actiestand.

Regelmatig brengen deelnemers aan mijn trainingen en 1 op 1 begeleidingssessie vaak takenlijsten mee, die niet werken.

De taak op zo’n to-do-lijst wordt te vaag beschreven. Soms zelfs met maar één woord. Enkele voorbeelden:

Nieuwsbrief
Magazijn
Laptop
Cadeau
Mobiel

Elke keer als je een zelfstandig naamwoord ziet, ga je weer nadenken wat je ook alweer moet gaan doen.

Niet compleet of up-to-date

Je wilt dagelijks op een ontspannen manier prioriteiten stellen en de juiste keuzes maken.

Je wilt ook nakomen wat je aan anderen hebt beloofd.

Maar als je takenlijst niet volledig is dan kun je net de verkeerde taak kiezen.

Takenlijst te veel gedoe

“Het vastleggen van alles wat je moet afhandelen kost tijd, en die kom ik nou net te kort.”

Dit hoor ik vaak als excuus om geen takenlijst bij te houden.

Deze tijd verdien je dubbel en dwars terug.

Doordat je :

betere keuzes kunt maken,
niets meer vergeet en
beter kan plannen.

Hier mijn tips hoe je een goede takenlijst samenstelt:

Stop met losse briefjes maar zet je taken op één lijst.
Vink de afgehandelde taken direct af. Dat geeft je meteen een goed gevoel van productief bezig zijn.
Zet ook je repeterende taken op de takenlijst.
Zet bij de taak ook de uiterste afhandeldatum, indien er een deadline is.
Start de taakomschrijving met een werkwoord gevolgd door een zelfstandig naamwoord of persoon. Bijv. Mailen omzetcijfers of Bellen met Frans.
Zet gelijksoortige taken bij elkaar, zoals bellen, mailen, lezen, beoordelen. Gelijksoortige taken achterelkaar afhandelen is efficiënter dan steeds wisselen tussen verschillende taken.
Start de dag met het bepalen van de drie meest belangrijke taken op je lijst en start daar zo snel mogelijk mee.
Zoek een slimme app voor je mobiel en PC waardoor je de takenlijst altijd bij de hand hebt. Bijvoorbeeld Microsoft To-Do, Trello, Todoist, Onenote, Evernote, Google Keep of de taken van Outlook.

Gebruik je Outlook?

Dan is het mogelijk om de takenlijst van Outlook ook op je smartphone te raadplegen en te onderhouden.

Voordeel van de takenlijst van Outlook is dat je snel van een mail een taak kan maken.

Dit gaat door drag-and-drop binnen Outlook. Hieronder vind je een kort instructiefilmpje hoe je dat kunt doen. Hier vind je nog meer gratis Outlook instructiefilmpjes.

Takenlijst met de Microsoft To-Do App

Gebruik je Outlook in de Office 365 omgeving, dan kun je ook je taken zien in de Microsoft To-Do App.

Takenlijst maken met Microsoft To-Do app

Over de schrijver van dit artikel

Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?

Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!

Boost je productiviteit.
Claim nu je plek !

Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.
Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.

Opleidingsbudget over?

Helaas maakt slechts 39 procent gebruik van het opleidingsbudget volgens het CBS.
Gaat bij jouw organisatie ongebruikt opleidingsbudget ook verloren op 31 december?
Zit er nog iets in jouw opleidingsbudget van dit jaar? Geef je dan nu alvast op voor een training en laat dit budget niet verdampen. Wil je de training volgend jaar volgen maar het opleidingsbudget van dit jaar gebruiken? Geef dan in het commentaarveld aan dat je de factuur nog dit jaar wilt ontvangen.
Check je opleidingsbudget

Meer hierover / literatuurverwijzing

Wil je meer informatie?

Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:

Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
Vraag dan hier een offerte aan.
Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.

Kun je niet kiezen of wil je overleggen wat voor jou het meest passend is? Bel mij (Eric) dan op

073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.

Wil je dit artikel gebruiken?

Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.