Tijd besparen met deze 10 eenvoudige zinnen
Meer te doen dan je tijd hebt?
We hebben allemaal meer te doen dan we tijd hebben.
Tijd besparen wordt steeds belangrijker.
Er is steeds meer druk door de snelle communicatiekanalen zoals internet email, sociale media en de mobiele telefoon.
Maar onbewust gaan we steeds sneller aan de slag met verzoeken die via deze kanalen binnenkomen.
Gevolg, nog minder tijd voor de dingen die jij belangrijk vindt.
Graag help ik je met onderstaande 10 zinnen hoe je ruimte kunt scheppen tussen het verzoek en jouw antwoord.
Ruimte die je hard nodig hebt om te bepalen of het verzoek belangrijker is dan de zaken die jij zelf in gedachten hebt.
1. Ben ik de eerste aan wie je dit vraagt?
Als jij het gevoel hebt dat men altijd als eerste bij jou aanklopt, is dit een terechte vraag.
De vervolgvraag zou kunnen zijn of men misschien dan eerst bij de anderen wil aankloppen.
Is er uiteindelijk niemand die het wil doen, kun je als nog overwegen om de taak op je te nemen.
Is er niemand anders die de capaciteiten heeft, dan kan het inwerken van iemand anders hierop jouw tijd in de toekomst besparen.
2. Mag ik er even over nadenken?
Het is in veel gevallen moeilijk om botweg nee te zeggen.
Op assertiviteit is er nog veel te halen. Dus vraag bedenktijd.
Zodoende kun je rustig kijken of het verzoek past tussen alle andere belangrijke en urgente taken op je takenlijst.
Want als je geen tijd hebt en je zegt toch ja, dan zeg je eigenlijk tegen iets anders nee.
3. Hoe zou jij het oplossen?
Deze vraag zou vaker door leidinggevenden gesteld moeten worden die klagen over werkdruk.
Als je altijd maar de problemen oplost van je medewerkers kom je nooit toe aan je eigen werk.
Maak je van deze vraag een gewoonte, dan vindt men vanzelf een mogelijke oplossing. Je hoeft daar dan alleen nog maar ja of nee op te zette.
Zo blijf jij nooit meer met die aap op jouw schouder en helpt bij het tijd besparen.
“Google is je vriend!”
4. Waar heb je al gezocht?
Als jij sneller actuele informatie reproduceert dan dat de verzoeker dit kan, faciliteer jij steeds de weg van de minste weerstand.
Heeft je collega al zelf gezocht in de bedrijfskennisbank, FAQ of het intranet?
Of staat men als eerste bij jouw bureau?
Ik roep altijd: “Google is je vriend!” of “Een goede zoekvraag is het halve antwoord”.
Dus in plaats van het antwoord direct te geven, leer je ze hoe men zelf de antwoorden kan vinden.
Dit zal jou de volgende keer tijd besparen.
5. Hoe is het de vorige keer opgelost?
Ben jij soms het collectieve geheugen van de organisatie?
Misschien ben je wel trots op jouw feilloos geheugen.
Maar als het gevolg is dat anderen kennis niet vastleggen of onthouden omdat jij altijd het antwoord hebt, krijg je nooit rust en tijd voor je eigen werk.
6. Is negen en halve minuut voldoende tijd?
Kun je er niet onderuit komen om het gesprek aan te gaan, communiceer dan vooraf helder hoeveel tijd je ervoor hebt.
En houd je er strak aan.
Is de hoeveelheid tijd achteraf niet voldoende, maak dan een vervolgafspraak.
7. Mag ik je straks terugbellen?
Natuurlijk is het beter om geen telefoon te beantwoorden als het niet uitkomt.
Je voicemail is dan een handig hulpmiddel.
Neem je wel op en merk je dat het niet dringend is, vraag dan of jij terug mag bellen, zodat je eerst afmaakt waar je mee bezig was.
8. Stuur mij even een mailtje hierover?
Gebeurt jou dat ook wel eens. Iemand op de gang of in de kantine die je snel even een verzoekje doet.
Als je dit zelf niet onthoudt, word je later weer herinnerd aan dit verzoek door dezelfde persoon.
Aangezien je nooit 100% van een gesprek kunt onthouden, is het daarom handiger om de verzoeker te vragen om de details van zijn vraag via de mail te sturen, zodat jij het niet kan vergeten.
9. Is dit verzoek belangrijker dan waar ik nu mee bezig ben?
Met deze moet je oppassen. Het kan namelijk wat bot overkomen.
Als collega’s dien je allemaal het grotere bedrijfsbelang.
Elkaar helpen hoort daar natuurlijk bij.
Maar als urgente zaken op jouw bureau belanden die niet bij jouw rol of verantwoordelijkheid horen voelt dat niet zo.
Je moet dit zeker ter sprake brengen, anders ben je alleen maar bezig met de prioriteiten van anderen en kom je aan het einde van de dag er achter dat jouw prioriteiten weer verschoven zijn.
Heb je hier moeite mee, lees dan mijn artikel over het stellen van prioriteiten.
Volg onze Training Professioneel Timemanagement
10. Mag ik je even onderbreken, Bart?
Ken je die spraakwaterval, die direct begint met zijn verhaal voordat hij van jou verbaal of non-verbaal de aandacht krijgt.
Daarnaast is zo iemand moeilijk te onderbreken.
Jouw intentie om te onderbreken ontgaat hem gewoon, omdat hij vol zit van zijn eigen verhaal.
Wat helpt is hard zijn naam te roepen.
Daar reageert iedereen op.
En dan te vragen: “Mag ik je even onderbreken, kunnen we dit gesprek op een ander moment voortzetten?”.
Ook die hardnekkige telesalesbureau’s.
Meestal zeg ik dan “Mag ik je even onderbreken? Het gaat jou en mij een hoop tijd besparen als we nu het gesprek beëindigen”.
De professionele beller probeert dan nog met slimme vragen jou te interesseren.
De remedie hiertegen is gewoon deze laatste zin blijven herhalen, als een kapotte grammofoonplaat.
Werkt dit niet, kun je alsnog de verbinding verbreken.
Nog beter is het om deze onderbrekingen te voorkomen.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel over tijd besparen interessant?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- Wat is belangrijk en wat is urgent?
- Nee, zeggen en toch gewaardeerd worden op je werk.
- Voorkom de aap op je schouder!
- Vermijd onderbrekingen.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
