Timemanagement en onverwachte acute situaties
Het dilemma van het plannen
Het is waarschijnlijk jou ook wel eens overkomen.
Je maakt een keurige planning van alle taken die je vandaag gaat afhandelen.
Maar aan het einde van de dag vraag je jezelf af waarom niet alles is gedaan.
Je hebt misschien wel hard gewerkt maar de niet afgehandelde taken geven je toch een slecht gevoel over wat je vandaag bereikt hebt.
In een aantal gevallen is een urgente en belangrijke taak de oorzaak van het niet halen van je planning.
Bijvoorbeeld veroorzaakt door een acute situatie.
Hierbij kun je onderscheid maken tussen een verwachte en een onverwachte acute situatie.
Voorbeelden van een acute situaties
Voorbeelden van een verwachte acute situaties:
- een klant die een groot probleem heeft met één van jouw producten die essentieel is voor zijn productieproces en jou inschakelt voor hulp.
- een potentiële klant belt jou op met het verzoek om een offerte in te dienen, zodat je nog mee kan doen met de selectie van leveranciers. Maar de offerte moet je op korte termijn aanbieden, anders doe je niet mee in het selectieproces.
In beide gevallen is het moment van deze acute situatie niet te voorspellen.
Wat je waarschijnlijk wel kunt weten is dat er een redelijke kans is dat er ooit zo´n situatie gaat voorkomen.
Timemanagement en onverwachte acute situaties
Maar hoe kan timemanagement jou helpen om daar dan rekening mee houden?
Als je bij voorbaat al je agenda compleet vol zet met afspraken en taken, mis je een stuk flexibiliteit.
In de 21e eeuw is de hoeveelheid tijd en aandacht dat van jou verwacht wordt alleen maar groter geworden.
Het is daarom geen enkel probleem om je agenda dagen vooruit al vol te plannen.
Het gaat pas mis als er een acute situatie optreedt, terwijl je agenda al helemaal vol gepland hebt.
De oplossing voor het dilemma van plannen
Als je op dagniveau al je taken vast gaat leggen, dan worden je taken niet meer gezien als taken die je kunt doen.
Ze veranderen dan van kunnen naar moeten.
Niets is vervelender dan taken die je moet doen, die niet doorgaan, doordat er een acute situatie zich voordoet.
De oplossing ligt daarom om aan het begin van de week een takenlijst op te stellen, zonder deze taken aan een bepaalde dag te verbinden.
Het gevolg is dat je deze weektakenlijst naast je agenda legt.
Je agenda is het harde landschap dat je dag bepaald.
Afspraken met anderen, die plaatsvinden op datum en tijdstip zijn hierbij een vast gegeven.
In de ruimte om deze afspraken heen, het zogenaamde zachte landschap, heb je tijd om taken van je weektakenlijst op te pakken.
Komt er dan een acute situatie op je pad, dan ga je eerst tijd hierin steken.
Het verschil hierbij is dat je aan het einde van de dag weet dat je zonder schuldgevoel de andere taken op je weektakenlijst nog steeds kunt afhandelen op een andere dag van de week.
Stress, tijdsdruk en geen overzicht over je werk. Kies voor
persoonlijke 1 op 1 begeleiding.
Voortschrijdend inzicht in timemanagement is essentieel
Je probeert te voorkomen dat er aan het einde van de week nog taken op je weektakenlijst staan.
Als dat regelmatig gebeurt, dan:
- is je agenda structureel te vol,
- je bent meestal veel te optimistisch over hoeveel tijd je taken in beslag nemen,
- of er ontstaan structureel te veel onverwachte acute situaties.
Wil je daar beter in worden?
Kijk dan terug naar de afgelopen week.
Wat was de geschatte tijd van een taak en vergelijk deze met de werkelijke benodigde tijd.
Zo weet je de volgende keer dat je voor eenzelfde taak meer tijd moet reserveren.
Ook kan het zijn dat je te weinig ruimte in je agenda vrijhoudt voor onverwachte acute situaties.
Zo leer je door voortschrijdend inzicht beter te plannen en krijg jij ook een helder hoofd.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden bekeken ook de volgende artikelen:
- Hoe maak je een goede planning ondanks onvoorzien zaken
- Plannen van een project, begin met het “Waarom”, dan pas met het “Wat”.
- Timemanagement binnen projectmanagement, hoe doe je dat?
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
