10 tips om tijdrovers legaal en snel om zeep te helpen
Niet alles gedaan dat je van plan was?
Herken je dat je vaak te veel te doen hebt binnen de gegeven tijd?
Of dat je de dag met goede voornemens begint, maar toch niet alles af hebt wat je had willen doen?
Het is heel menselijk om tijdsduur positief in te schatten.
Daarnaast gebeuren er dagelijks zaken die ongemerkt je tijd stelen.
Met onderstaande tips kun je veel voorkomende tijdrovers snel en legaal de nek omdraaien.
Als je deze tips toepast krijg je meer grip om die hectische dagen te voorkomen waarbij alles anders loopt dan gepland.
1. Kom uit je mailbox
Je mailbox is nummer één van alle tijdrovers.
Stop met leven in je mailbox en slacht dat e-mailbeest.
Werk slimmer met je e-mail door deze op vaste tijdstippen van de dag te checken.
Of nog beter, alleen als je een taak hebt afgerond, i.p.v. deze continue te checken.
Tijdens het lezen neem je direct een besluit over het e-mailbericht, zoals:
- Direct doen,
- Doorsturen of delegeren,
- Verwijderen,
- Inplannen.
Pak wat vaker de telefoon, zeker voor moeilijke vragen of situaties.
Dat scheelt al heel veel op- en neer sturen van e-mailberichten.
Veel nuttiger is om achteraf een korte samenvatting van het telefoongesprek te sturen, zodat je zeker weet dat je gesprek helder is overgekomen.
Mijn uitspraak tijdens onze Professioneel Timemanagement training is vaak:
“Wie veel mail verstuurd kan ook veel mail verwachten.”
Dit houdt ook in dat je zuinig moet zijn met anderen in de CC te zetten.
En altijd goed afwegen of je de Reply All knop gebruikt, i.p.v. alleen antwoorden naar de afzender.
2. Zet sociale media- en e-mailgeluidjes uit
Even snel kijken naar die pop-pup of pingel van een nieuwe mail is dodelijk voor je productiviteit.
Bepaal zelf wanneer je naar je nieuwe mail kijkt en zet die pop-up uit.
In MS-Outlook kun je dit vinden onder:
Bestand -> Opties -> E-Mail -> “Ontvangst van bericht”.
Zet daar alle vinkjes uit.
Je kan ook de geluidjes op je telefoon uitzetten.
Op je iPhone bij instellingen, Berichtgeving, kies de social media app en zet de schakelaar bij Geluiden uit.
Op een Android telefoon kun je het geluid uitzetten via instellingen -> Apps
Kies de app waarvan je het geluid wilt uitzetten.
Ga naar Meldingen.
Klik op Meldingen toestaan als de schuifbalk nog blauw is. Deze verandert dan in grijs, dat aangeeft dat de melding geblokkeerd is.
3. Stop met uitstelgedrag
Mensen hebben de neiging om pijn te vermijden en plezier te verkrijgen.
Dat is een belangrijke oorzaak van uitstellen van vervelende taken.
Je zit al de hele dag aan die vervelende taak te denken.
Begin daarom als eerste met die vervelende klus waar je al dagen tegen aan zit te hikken.
Hierna kan de dag alleen maar leuker worden.
Onthoud daarom de afkorting DERK: “Doe Eerst Rot Klus”.
Ik heb daar al eerder een artikel “Zo stop je uitstelgedrag en werk je slimmer.” over geschreven.
4. Beperk vergadertijd
Spreek vooraf hoe laat je stopt met de vergadering.
8 november iets voor jou: Meer weten?
Vraag jezelf af of je wel bij iedere vergadering aanwezig moet zijn.
Hoe weet je dat deze vergadering belangrijk is en bijdraagt tot het realiseren van jouw doelen.
Misschien is het mogelijk om sommige onderwerpen 1 op 1 te bespreken.
Of is een mail met de notulen of besluitenlijst van de vergadering voor jou voldoende om op de hoogte te blijven.
5. Besteed wachttijd nuttig
We hebben allemaal nog te lezen materiaal liggen, waar we niet aan toe komen.
Reis je veel via openbaar vervoer of moet je vaak wachten tijdens afspraken of vergaderingen?
Zorg dan dat je altijd van dit nuttige leesvoer in de buurt hebt.
Dat kan fysiek (op papier) of digitaal op je tablet, telefoon of laptop.
Zoek op het vliegveld een koffiebar en verwen je zelf met een lekkere espresso, thee of fruitsap en duik met je neus in je vakliteratuur of business rapporten.
Teveel werkdruk in jouw team. Kies voor onze
In-company Training Timemanagement
6. Beperk langdradige collega’s
Je kent ze wel de collega’s die frequent gebruik maken van jouw “open deur” beleid.
Ze blijven maar vertellen terwijl je nog 100 andere dingen te doen hebt.
De volgende goede tip komt van een deelnemer van mijn workshop, hij vertelde:
“Ik sta op, pak een stapel papier onder mijn arm en loop richting de deur. In alle gevallen reageert de bezoeker met het excuus dat hij niet wist dat je geen tijd had.”
Wil jij je nog beter wapenen tegen ongewenste interrupties, lees dan het artikel “Hoe ga je slimmer om met afleidingen” daarover.
7. Stel een maximum in voor sociale media gebruik
Je checkt net even je favoriete sociale media kanaal en voor dat je het weet klik je door van het ene bericht naar het volgende.
Of je verliest je zelf in een grappig filmpje van een pianospelende poedel in een clownspak die al je vrienden al ge-‘liked’ hebben.
Zet daarom een alarm voor een maximale sociale media surftijd.
Of nog beter, plan deze tijd na je werkdag.
8. Plan storingsvrije tijd
Die moeilijke klus komt maar niet af!
Anderen, die langskomen of bellen, onderbreken steeds jouw werkzaamheden.
Zo kom je nooit in een flow.
Ga op een alternatieve werkplek zitten en vertel niemand dit.
Zeker met flexplekken is dit goed mogelijk.
Zet je mobiele telefoon uit en vraag een collega om voor een uurtje jouw bureautelefoon te beantwoorden.
Als tegenprestatie kun je op dezelfde manier jouw collega een uurtje storingsvrije tijd geven.
Zo komen jullie allebei toe aan het afhandelen van die ene als maar durende concentratieklus.
Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
9. Omzeil bureaucratie
Vertel je leidinggevende welke doelen je op korte termijn wil gaan realiseren en hoe je dat gaat doen.
Zeg ook wat de bijdrage aan de klantgerichtheid of winstrealisatie is.
Deel mee wat je daarvoor nodig hebt om je doel te bereiken, zonder expliciet toestemming te vragen.
Noem alleen feiten en cijfers en ga aan de slag en houd je leidinggevende op de hoogte van de voortgang.
10. Doe maar 1 taak tegelijkertijd
Multitasking, meerdere dingen gelijktijdig doen is een valkuil.
Vooral bij complexere taken.
Je denkt dat je tegelijkertijd taken kunt uitvoeren maar het gevolg is dat je steeds tijd en energie verliest aan het schakelen tussen de verschillende taken.
Het herfocussen op waar je mee bezig was, of het maar half aandacht geven aan het schrijven van een e-mail is niet erg efficiënt.
Beter is om de taken achter elkaar te doen.
Zo verlies je niet de tijd aan omschakelen en je opnieuw te concentreren.
Start vandaag
Ben kritisch op tijdrovers.
Sommige tijdrovers zijn taken die niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen.
Als je niet duidelijk weet wat je taken zijn, dan is een gesprek met je leidinggevende hierover misschien de eerste stap die je moet zetten.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 8 november ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Vind je dit artikel interessant?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- De echte functie van de email-inbox.
- Hoe jij ook jouw e-mailstapel kan verkleinen.
- Stop met mail lezen en start met werken.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 8 nov Eindhoven (bijna vol), 11 nov Zwolle, 22 nov Amsterdam (bijna vol), etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
