Opgelet! Voorkom de aap op je schouder
De metafoor van een aap op je schouder
Herken je dat na de bespreking met een collega of medewerker van een probleem of situatie jij ongewenst iets op je actielijst erbij hebt gekregen?
De zogenaamde aap op je schouder.
Gebeurt het vaker dat jij iets oplost waarvan jij niet de probleemeigenaar hoort te zijn?
Veel leidinggevende managers hebben hier last van.
Stel je hebt haast om je kantoor te verlaten en een collega of medewerker die je in de gang tegenkomt vertelt je een probleem.
Omdat je haast hebt zeg je snel “Ik zal er over nadenken.”
Prompt ligt het probleem op jouw bordje en de ander kan het terzijde leggen.
William Oncken was een Amerikaanse managementschrijver en spreker.
In 1974 publiceerde hij een artikel voor een originele timemanagement methode tegen deze ongewenste delegatie.
Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
Waar staat de aap voor?
De aap stelt een project, actie, taak, klus of dossier, besluit of probleem voor waar iemand anders eigenaar van is.
Deze aap heeft de bijzonderheid om van de schouder van je medewerker of collega naar jouw schouder te springen of lekker in jouw armen te gaan liggen.
Maar meestal is dit niet gewenst of ben jij niet de juiste persoon waar de aap behoort te zitten.
De analogie van het aapje op jouw schouder illustreert de overdracht van het initiatief van jouw medewerker of collega.
Terwijl het eigenlijk niet de bedoeling was dat de aap van de schouder van de rechtmatige eigenaar afsprong.
Jij moet de aap eten geven, en dat kost tijd.
Gebeurt dit vaak?
Dan ben je binnenkort ”hoofdverzorger” van een hongerige apenkooi wat jouw leven onmogelijk maakt.
Om niet overstelpt te worden door deze “apen” heeft William Oncken zeven stappen opgesteld om dit timemanagement probleem effectief te beheren.
Zo kom je van die aap op je schouder af
1. Plannen
Terugkerende drukke periodes, zoals voorbereidingen van de begroting, maandelijkse rapportages en audits zijn voorspelbaar.
Zet de deadlines alvast in je agenda en blokkeer ruim voor de deadline tijd in je agenda om er aan te werken.
Bijvoorbeeld een afspraak met jezelf in je agenda zetten met de tekst “Budget maken, geen afspraak plannen!”
2. Anticiperen
Voorkom dat jouw planning in de knoop komt door steeds weer ad-hoc te reageren op verzoeken.
Pak ieder verzoek of probleem planmatig aan.
Maak hierbij onderscheidt tussen urgente en niet urgente zaken.
De niet urgente zaken doe je niet vandaag, maar plan je op een toekomstige dag.
3. Reguleren
Verzeker jezelf ervan dat medewerkers of collega’s niet hun dossiers en problemen doorgeven die binnen hun verantwoordelijkheid liggen.
En is dat voor jou onduidelijk dan stel je de vraag :
“En waarom denk je dat deze taak bij mij hoort te liggen?”
4. Identificeer
Voordat je start met de aanpak van het probleem, is het nodig om te controleren of de verzoeker het probleem zelf kan oplossen.
Dat kan met vragen stellen. Bijvoorbeeld:
- Kun je duidelijk omschrijven wat precies het probleem is?
- Voor welke onderdelen zoek je hulp?
- Welke acties zijn er al ondernomen?
- Wanneer moet dit uiterlijk geregeld zijn?
Doel is om de verzoeker uit te dagen om eerst zelf er over na te denken.
Bijvoorbeeld met de vraag:
“Bepaal eerst zelf één of meerdere mogelijkheden om het op te lossen, en kom dan bij mij terug als je nog steeds geen besluit kunt nemen.”
5. Ontvangen
Het ontvangen verzoek moet onderling worden besproken.
Het beste 1 op 1 of via de telefoon.
De crux zit hem erin om samen de eerst volgende stap te bepalen.
Het uitvoeren van de eerste stap blijft de verantwoordelijkheid van de verzoeker.
6. Beperk tijd
Samen met de verzoeker tot een besluit komen hoeft niet meer dan 1 tot 5 minuten te duren.
Duurt het langer, dan heeft de verzoeker zich niet goed voorbereid.
Het lijkt dan meer op socializen of hij heeft niets anders te doen.
7. Ben helder
Is jouw antwoord positief of negatief, de besluiten moeten duidelijk zijn.
Anders komt de verzoeker meerdere malen terug op de inhoud, wat resulteert in frustratie en verspilling van tijd.
Ten slotte is het altijd verstandig om het uiteindelijke gewenste doel te bepalen.
Zorg dat de besproken oplossing voor iedereen duidelijk en begrepen is.
Zo help je jouw collega of medewerker vooruit te komen en zit het aapje niet op jouw schouder.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Boekentip: De One Minute Manager en de apenrots
Ik ben zeer enthosiast over het boek en best seller De One Minute Manager en de apenrots - Neem geen problemen van anderen op je nek. Die aap hoort niet bij jou! van Kenneth Blanchard, William Oncken jr, Hal Burrows
De auteurs schetsen in dit boek een treffend beeld voor deze situatie: er is zojuist een aap van zijn schouders op de uwe gesprongen!
En voor u het weet, heeft u zo een bureau vol andermans apen en komt u aan uw eigenlijke werk niet meer toe.
Blanchard, Burrows en Oncken leiden u stap voor stap door de procedures om alle apen weer terug te krijgen bij hun rechtmatige verzorgers.
Meer informatie over dit boek De One Minute Managers op de Apenrots dat ik je van harte kan aanbevelen. Het is hier te bestellen.
Paperback, 126 blz. | Nederlands Business Contact | 8e druk, 2013
Wil nog meer kennis hierover?
Anderen die dat ook vinden, bekeken ook de volgende artikelen:
- Plannen van een project, begin met het “Waarom”, dan pas met het “Wat”.
- Training time-management voor leidinggevende manager
- Een subliem functioneringsgesprek door timemanagement vaardigheden
- Spreekwoorden en gezegden met aap
- Breinvriendelijk werken. 8 tips voor beter presteren op je werk.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
