Prioriteiten stellen met de Prioriteitenmatrix! Urgent versus Belangrijk betekenis en uitleg
Prioriteitenmatrix van Eisenhower. Help, ik haal urgent en belangrijk door elkaar!
Prioriteiten stellen met de timemanagement-matrix methode van Eisenhower en Covey, hoe doe je dat?
Het missen van deadlines op je werk is een pijnlijk onderwerp bij je functioneringsgesprek, slecht voor de relatie met je collega´s en klanten.
Hoe vaak hoor je niet “Je moet je focussen” als je klaagt dat je je doelen niet bereikt?
Wat moet je met een dergelijk generiek advies?
Kijk dan eens naar het model met de kwadranten van de timemanagement prioriteitenmatrix van Dwight Eisenhower en Stephen Covey. Nog interessanter hierbij is het boek van Covey. De 7 Eigenschappen van Effectief Leiderschap. Daar vind je in hoofdstuk 3 de “Belangrijke zaken eerst.” een uitgebreide uitleg van deze tijdmanagementmatrix.
Eerst even duidelijkheid geven over wat nu urgent is en wat nu belangrijk is.
We hebben de neiging deze termen met elkaar te verwarren.
Er zijn zoveel dingen die onze aandacht vereisen.
Soms ben je bezig om brandjes te blussen waardoor je jezelf niet kunt veroorloven om je te wijden aan creatieve taken die tijd, stilte en concentratie eisen. Hieronder de uitleg van de belangrijk versus urgent-matrix. Een methode die je helpt om prioriteiten te stellen.
Werkdruk beu? Tem je werk met onze Training
Professional Timemanagement
Belangrijke taken
Met de kwalificatie van belangrijke taken wordt in principe bedoeld dat het je dichter bij je doel brengt.
Maar dan moet je eerst je doel bepalen.
Als je eenmaal je doel hebt bepaald, dan kun je pas beoordelen of een taak belangrijk en relevant is.
Met focussen in het hierboven genoemde advies wordt bedoeld dat je jezelf moet richten op je doel.
Veel belangrijke taken geven pas resultaat op de lange termijn.
De timemanagement matrix om prioriteiten te stellen kan je hierbij helpen om deze op je aandacht op juiste plek te leggen.
Urgente taken
Met de kwalificatie urgente taken wordt bedoeld dat de betreffende taak snel afgehandeld moet worden.
Ofwel de taak is dringend.
Er zit een korte deadline op.
Urgent of dringend hoeft niet te betekenen dat het belangrijk is en andersom geldt ook een belangrijke taak hoeft niet urgent te zijn.
Een urgente taak geeft direct resultaat. Dit kan een valkuil zijn, als het niet belangrijk is. ‘The urgency effect’, of het urgentie-effect, wordt dit genoemd.
Samengevat, belangrijkheid heeft te maken met doelen en de relevantie daarvan binnen jouw rol.
Urgentie heeft te maken met tijd.
De prioriteitenmatrix
President Eisenhower (V.S.) heeft de bepaling van prioriteiten uitgezet in twee dimensies in zijn Eisenhowermatrix.
Namelijk de mate van urgentie en de mate van belangrijkheid . Dit heeft hij weergegeven in deze timemanagementmatrix.
Later heeft Stephen R. Covey deze twee dimensies ook gebruikt in dit afwegingskader voor prioriteiten.
Vandaar dat sommige dit herkennen uit zijn boek Prioriteiten – Effectieve keuzes in leven en werk.
Kwadrant 1: Belangrijke en urgente taken
Nu hoor ik je denken, maar je kunt toch ook belangrijke EN urgente taken hebben. In dit schema is dat het eerste vakje.
Dat klopt. Dat zijn meestal de taken die waar je alles voor laat vallen. Meestal betekent dit een crisissituatie, bijvoorbeeld je huis staat in brand, of er ontstaat een conflict met een belangrijke klant. Je zult daarom direct gaan handelen.
Kwadrant 2: Belangrijk en niet urgente taken
9 december iets voor jou: Meer weten?
Als een taak niet urgent is maar wel belangrijk, dan heb je de ruimte om goed na te denken over de uitvoering van de belangrijke taak en deze kun je dan ook gedegen plannen.
Dit zijn de taken waarop je jezelf goed kunt focussen, omdat deze taken je dichter bij je doel zal brengen.
Dit in het tweede kwadrant van dit schema zijn de taken op het werk, zoals nieuwe producten of diensten ontwikkelen, netwerken, relaties bouwen en onderhouden, scholing en oefening.
Kwadrant 3: Niet belangrijk en urgente taken
Dit urgentiekwadrant bevat zaken die dringend maar niet belangrijk zijn. Deze combinatie wordt in de matrix meestal slecht herkend.
Dit zijn de activiteiten die alleen maar dringend en urgent zijn, meestal voor iemand anders.
Dit zijn de taken die urgent en dringend worden gepresenteerd door anderen, maar niet binnen jouw verantwoordelijkheid binnen jouw werk vallen.
Natuurlijk help je graag anderen, maar moet dit ten koste gaan van jouw doelen?
De aap moet niet op jouw schouder komen.
Het moet toch een win-win situatie geven?
Als je meestal met de urgente taken van anderen bezig bent, krijg je je eigen werk niet af.
Om hiermee om te gaan is een zekere mate van assertiviteit nodig richting de eigenaar van de urgente taak, die een beroep op je doet.
(Volg nu onze populaire training Professioneel Timemanagement.
Alleen als je dit zelf wilt !
)
Kwadrant 4: Niet belangrijk en niet urgente taken
In dit kader staan de taken die je niet tot je doelen brengen en ook niet urgent zijn.
Meestal zijn dit excuusklusjes die je gaat doen als je geen zin hebt in een belangrijke taak die moeilijk of saai is.
Bijvoorbeeld het zonder doel internetten, lange kletspraatjes, junk mail lezen, of cyberslenteren (Wat is cyberslenteren). Of nog erger luieren.
De betekenis van prioriteiten stellen
Het probleem met belangrijke taken is dat ze vaak geen resultaat op korte termijn brengen.
Bijna alle grote projecten hebben een lange weg te gaan voordat deze zijn afgerond. Dit in tegenstelling tot urgente taken, die meestal snel resultaat geven.
Wat voelt het al wat beter met deze prioriteitenmatrix?
Iets dat net is afgerond, of iets dat een kleine bijdrage levert aan een project die op termijn afgerond zal worden?
We hebben de neiging om voor de “quick wins” te gaan en daarom ons alleen te richten op de urgente taken.
Dit lost zich natuurlijk vanzelf op, want als je dit doet, zullen de belangrijke maar niet urgente taken op termijn vanzelf urgent worden, maar dan kost het veel meer energie om deze taak te een goed einde te brengen.
De oplossing van Covey en Eisenhower
Je kunt jezelf focussen op de belangrijke taken die niet urgent zijn, door hiervoor tijd in te plannen.
Maak in je agenda een afspraak met jezelf om tijd te reserveren voor een aantal belangrijke taken op je takenlijstje.
De overige tijd gebruik je voor de belangrijke en urgente taken.
De taken die niet urgent zijn en niet belangrijk, kun je nu al van je takenlijstje afstrepen.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Zelf aan de slag met de prioriteitenmatrix?
Download dan nu onze blanco matrix om je eigen prioriteiten te bepalen.
Prioriteit 1 = Belangrijk en Urgent,
Prioriteit 2 = Belangrijk en Niet urgent
Prioriteit 3 = Niet belangrijk en Urgent,
Geen prioriteit = Niet belangrijk en Niet urgent.
Download blanco prioriteitenmatrix
Deze theorie van de prioriteitenmatrix (tabel) is onderdeel van de gereedschapskist die tijdens onze training timemanagement “Je voornemens de Baas” rijkelijke gevuld wordt. Deze tijdmatrix wordt ook wel de timemanagementmatrix genoemd, het tijdschema van Covey of de dringend en belangrijk kwadrantenschema van Covey.
De Eisenhower prioriteitenmatrix: Urgent en belangrijk. Video 2 min 24 sec
eBook "Prioriteiten stellen doe je zo!" (tijdelijk gratis)DOWNLOAD NU
Prioriteiten boeken tip Stephen R. Covey
Top 5 boek over persoonlijk leiderschap en timemanagement.
Prioriteiten – Effectieve keuzes in leven en werk van Stephen Covey, Uitgeverij Business Contact 17e druk, 357 pagina’s.
Timemanagement volgens Covey. Stephen Covey raakt in dit boek de kern van de problematiek waar velen in hun leven en op het werk mee worstelen. Ze vragen zich af of er wel voldoende evenwicht is tussen werk en privé-leven? Worden we niet geleefd worden door principes van efficiency en resultaten, in plaats van prioriteiten die ze zelf stellen, de zaken die we echt belangrijk vinden? Covey laat in dit boek zien dat timemanagement niet leidt tot een zinvol of kwalitatief beter bestaan. Hooguit leidt het ertoe dat mensen allerlei zaken sneller en beter doen. Maar keuzes voor wat we werkelijk willen doen en waarom we dat willen doen, blijven daarmee op de achtergrond. Vaak wordt deze tijdmatrix gebruikt als managementtool voor ranking op prioriteit.
Meer info over: Prioriteiten – Effectieve keuzes in leven en werk
Stephen Covey, Business Contact 17e druk, 2012, 357 pagina’s.
Vind je dit artikel over de prioriteitenmatrix interessant?
Anderen bekeken ook de volgende artikelen:
- Hoe jij ook een Korte To-Do lijst krijgt
- Stop verlies van tijd voor belangrijke zaken.
- eBook "Prioriteiten stellen doe je zo !" (tijdelijk gratis)
- Breinvriendelijk werken. 8 tips voor beter presteren op je werk.
- Meest verkochte managementboek over prioriteiten stellen. Door Stephen R. Covey. De 7 eigenschapen van effectief leiderschap.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen
Video: Urgent en belangrijk prioriteitenmatrix (73 sec.)
Er zijn twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen. Urgentie en belangrijkheid dit geeft een schema met vier kwadranten. Kwadrant 1 gaat over zaken die belangrijk en urgent zijn. Kwadrant 1 is soms onvermijdelijk. Zorg ervoor dat je er niet teveel tijd in doorbrengt. Kwadrant 2 gaan over zaken die wel belangrijk zijn maar niet urgent. We denken dan aan nieuwe kansen onderzoeken, planningen maken, relaties onderhouden. In dit kwadrant zal je een groot deel van je tijd moeten onderweg doorbrengen. Meer weten? Bekijk het filmpje .
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 22 nov Amsterdam (bijna vol), 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
Wil je dit artikel gebruiken?
Lees eerst onze voorwaarden hiervoor.Jar of Life
Echter, als we beginnen met het vullen van onze dag met de andere dingen eerst dan passen later de belangrijke en noodzakelijke taken niet.
Begin met de belangrijke en noodzakelijke taken Dan, tussen de gaten van deze belangrijke en noodzakelijke taken, vullen we de andere dingen.
De prioriteitenmatrix ook te beluisteren via SoundCloud
Druk op de afspeelknop ( 
) hieronder om de podcast te beluisteren.
