Rug tegen de muur? Zo maak je het hoofd leeg.
Wat doe je tegen een vol hoofd
Herken je de situatie dat je het onrealistisch druk hebt met af te handelen zaken op je werk.
Voel je jezelf tegen de spreekwoordelijke muur staan, omdat er zoveel op je afkomt?
De oplossing hiervoor is om eerst je hoofd leeg te maken in plaats van ongecontroleerd maar wat taken oppakken.
Zo krijg je een leeg hoofd
Pak een leeg stuk papier en een potlood of pen die lekker in de hand ligt en prettig schrijft.
Schrijf nu alle zaken op die in je opkomen waar je nog “iets” mee moet.
Schrijf deze op zonder daar een oordeel over te vellen, want dat doe je later pas.
Is je vel papier vol, pak je gewoon een nieuw vel.
Kun je heel snel typen, dan kun je ook een lijst maken in je favoriete tekstverwerker of spreadsheet programma.
Maar soms is een stuk papier en pen toch efficiënter en sneller. Heb je meteen een excuus om eens van je computer weg te gaan.
Kijk nog even om je heen, op je bureau, je lade, je aantekeningen van dat laatste overleg.
Noteer de onderwerpen die je daarin vindt.
Een hulpje om je hoofd leeg te maken
Vind je het moeilijk om de onderwerpen te bepalen met openstaande taken?
Dan heb ik een hulpje voor je.
Op internet vond ik een mooie lijst met vele mogelijke onderwerpen die je op ideeën kan helpen: wiki.43folders.com/index.php/Trigger_List
Deze lijst is in het Engels, maar met behulp van Google Translate is deze snel vertaald.
Grove planning op week, maand en jaar
Markeer de taken die je echt zo snel mogelijk moet doen. Het liefst deze week nog, met de letter “W”.
Markeer de taken die je deze maand af wilt hebben met de letter “M”.
En als laatste markeer je de taken die je dit jaar wilt af hebben met de letter “J”.
De overige taken zijn dan taken die je ooit wel eens gaat doen.
Maar het besluit hierover ga je pas later nemen.
Plan de taken van vandaag
Kies nu een beperkt aantal taken uit de lijst die je deze week (“W”) echt kan doen.
Ben niet te optimistisch wat allemaal gaat passen in één dag.
Je kunt beter een te korte lijst opstellen, die je zeker gaat halen.
Een ambitieus lange lijst, die je niet gaat halen geeft aan het einde van de dag alleen maar een slecht gevoel.
Houd er rekening mee dat een onverwachte situatie of een telefoontje je planning kan veranderen.
Heb je na het afhandelen van je daglijstje straks toch nog tijd over, dan kun je alsnog een extra taak kiezen.
Planning van de volgende werkdag
Aan het einde van de dag pak je de grote lijst er weer bij.
Maar je kijkt alleen naar de taken die je deze week (“W”) wilt doen.
Markeer dan alvast de taken voor de komende werkdag.
Je weet daardoor aan het einde van de werkdag waar je morgen direct aan kan gaan beginnen.
Planning van komende week
Aan het einde van de week, pak je weer de grote lijst.
Uit de taken van deze maand (“M”), maak je een selectie voor komende week.
De “M” streep je door en je maakt er een “W” van.
Planning komende maand en jaar
Aan het einde van de maand markeer je alle taken van dit jaar (“J”) de taken die je komende maand gaat uitvoeren.
De “J” streep je door en je maakt er een “M” van.
Aan het einde van het jaar markeer je uit alle overige taken die nog geen markering hebben.
De taken die je het nieuwe jaar zal gaan uitvoeren, markeer je met een “J”.
Een korte samenvatting
Samengevat maak je eerst je jaarlijst (“J”).
Daaruit kies je de taken voor de maandlijst (“M”).
Uit de maandlijst kies je de taken voor de komende week (“W”).
Deze laatste is dan weer de keuzelijst voor het einde van de dag voor de taken van de komende werkdag.
Vind je de verdeling van jaar, maand en week te grof, dan kun je ook kiezen voor jaar, kwartaal, maand en week.
Sommige vinden de periode van een maand vervelend. Zij kiezen dan voor een 4-weekse periode als alternatief voor een maand.
Hierdoor valt het einden van de week altijd samenvalt met het einde van de 4-weekse periode.
Volg onze Training Professioneel Timemanagement
Een laatste tip
Gedurende de week ontstaan er zeker nieuwe taken.
Schrijf deze meteen op je lijst.
Is de taak urgent. Neem hem dan op in je weeklijst (“W”).
Is het niet urgent, dan bepaal je aan het einde van de week of het een taak is voor de komende week, komende maand of jaar.
Is het een taak die je waarschijnlijk dit jaar helemaal niet gaat doen, dan laat je deze gewoon staan, zodat je aan het einde van het jaar deze weer kan beoordelen.
Over de schrijver van dit artikel
Mijn naam is Eric van den Heuvel van EenHelderHoofd en heb mezelf de nobele taak gesteld om professionals weer te laten glimlachen op het werk door ervoor te zorgen dat ze bovenop hun taken blijven, in plaats van begraven te worden onder een berg werk. Want laten we eerlijk zijn, niemand wil eindigen als een ondergrondse kantoormummie, werkwezel, mailmonster, spreadsheet-slaaf of deadline-duiker, toch?
Laat chaos achter je: De Timemanagement training die werkt!
Volg net als duizenden voorgangers onze Training Professioneel Timemanagement. Zodat jij ook weer tijd krijgt voor je hobby's, je gezin, vrienden en favoriete sport.Professioneel Timemanagement maar dan slimmer.
Zie ik je op 9 december ? Claim dan nu je plek. Want er zijn nog maar 2 plekken beschikbaar. Schrijf je alleen in als je dit ook echt wilt.
Wil je meer informatie?
Vind je dit interessant en wil je hier meer over weten? Dan heb ik 5 opties voor je:
- Wil je zelf een Training Professioneel Timemanagement volgen?
Schrijf je dan in voor onze populaire open training “Je voornemens de Baas” op 9 dec Rotterdam (bijna vol), 15 jan Utrecht, 29 jan Eindhoven, etc. Er zijn nog meer data. Krijg ALLE data en locaties in je mailbox
- Wil je hulp en aandacht voor jouw concrete zelf- en timemanagement uitdagingen?
Dan heb ik speciaal voor jou een 1 op 1 begeleidingstraject. We gaan dan samen aan de slag en je krijgt maximaal maatwerk voor jouw persoonlijke uitdagingen.
- Wil je met je team of afdeling productiever worden?
Dan is onze in-company Training Professioneel Timemanagement geschikt.
- Wil je met een grote groep een inspirerende lezing of workshop hierover?
- Ga je graag zelf aan de slag?
Dan is mijn Timemanagement eBook (tijdelijk gratis) zeker interessant voor jou.
073-6 232 804 of stuur mij een bericht, voor een gratis en vrijblijvend advies.
